Akta er för komplicerade tjänster för produktivitet

Akta er för komplicerade tjänster för produktivitet

När jag jobbar med produktivitet är det alltid enkelhet som vägleder. Så få detaljer som möjligt. Detta för att verktygen inte ska ta fokusen från det som ska göras.

Mer komplicerat är inte bättre

Trello är ett av de verktyg jag fastnat för. Så enkelt, men ändå så kraftfullt. Jag ser dock flera alternativ som marknadsförs i mitt Facebook-flöde just nu, som försöker locka mig med ”för dig som växt ur Trello” och liknande. Dessa försök lyckas inte, för ingenting vinner över mig genom att vara mer komplicerat.

Enklare=mindre administration

Detaljer och kontroll på detaljer är definitivt inte den rätta vägen att gå när det gäller produktivitet. Snarare ska det vara så enkelt som möjligt. Varför? För att ju enklare verktyget är, desto mindre administration kommer att krävas för att sköta ditt verktyg. Visst kommer ett mer fulländat verktyg att ge en bättre kontroll, men det kommer också att kräva mer tid på hantering av projekt och liknande.

Målet med produktivitet är alltid att få saker gjorda

Vitsen med alla projekthanteringssystem är att få saker gjorda, men de är ofta designade på ett sätt som gör att hanteringen av dem tar för mycket tid från själva arbetet. När du väljer ett system är det alltid mellan kontroll och action du väljer. Mer kontroll, mindre action. Vilket som är bäst, är upp till dig. Var dock medveten om att mer administration inte alltid betyder mer kontroll.

Recension: Fitbit Surge

Recension: Fitbit Surge

Nu har jag använt min Fitbit Surge i snart ett år. Dags för en recension.

Fitbit Surge är en träningsklocka. Den används istället för appar som Runkeeper och liknande i mobilen. Fitbit Surge mäter även puls, kollar hur du sover och kan ta emot SMS och visa vem som ringer.

Det som skiljer den från Apple Watch och flera andra smarta klockor är att den inte har appar, och så har den en egen GPS – smartphonen kan stanna hemma under löprundan.

Några andra funktioner som klockan har: stegräknare, alarm, tidtagning och möjlighet att styra musiken i smartphones.

Mina behov

Notiser: Vad jag ville ha var en klocka som gjorde att jag inte behövde hala upp iPhonen i tid och otid för att kolla notiser, och ljud och vibrationer vill jag alltid ha av. För mig är det främst telefonsamtal och SMS som är av intresse, då meddelanden i andra appar i regel är lägre prio. Mail vill jag inte ha i klockan, och inte heller Facebook, Instagram eller liknande. Jag vill inte heller skriva meddelanden på en minimal skärm.
Träningsdelen: Jag ville kunna mäta mina träningsrundor, löpning och cykling, på ett enkelt sätt. Jag ville inte behöva släpa med mobilen, speciellt inte i regnväder.
Hälsa: Stegräkning och pulsmätare var ett måste. Sömnrytm-mätare var ett nästan-måste.

Kandidaterna

Jag kollade träningsklockor/-armband först. Garmin hade flera feta modeller i det högre prissegmentet, Jawbone verkade ok, Fitbit hade flera intressanta modeller. Fitbit Surge verkade dock vara den som passade mig bäst, utifrån de recensioner jag läste på nätet.
Som Apple-fantast visste jag ju att Apple Watch var fina grejer. Väldigt snygg, smarta lösningar och intressanta features gjorde att jag gärna ville att det här skulle vara klockan för mig.

Det som avgjorde

När det gäller utseende och användarvänlighet vann Apple Watch med många hingstlängder.
När det gäller batteritid slog Fitbit Surge Apple rejält, fem dygn istället för ett.
Båda klockorna hade det jag behövde, men Apple Watch hade todo-appar, kalender och jag visste att den skulle få stöd för flera av mina favorittjänster som Evernote, Trello och Todoist.
Hur var det med sömnmätning? Nja, Apples klocka behövde laddas på nätterna. Fördel Fitbit.
Pulsmätning? Fitbit träffade enligt uppgift väldigt rätt, medan Apples klocka fick delade omdömen.
Slippa dra med mobilen? Då funkar inte GPS:n på Apple Watch, medan Fitbit Surge har sin egen GPS som är oberoende av internetanslutning.
Prisskillnad? Fitbit Surge, 2500 kr. Apple Watch, typ 2000 kronor dyrare för den modell jag var ute efter (42 mm, sport).
Slutsatsen blev att Apple Watch är en kul lyxig smartklocka som kan göra många roliga saker, medan Fitbit Surge är en träningsklocka med vissa funktioner från smartklockor, som inte är lyxig men väldigt praktiskt. Och det var en hälsofrämjande klocka jag ville ha, inte en förlängning till iPhone. Sorry, Apple.

Och omdömet?

Efter cirka ett års användning har klockan suttit dagligen på min handled. Den har visat mig många intressanta saker som har med min hälsa att göra, speciellt har den förklarat hur jag ibland kan känna mig trött trots åtta timmars sömn (många små uppvaknanden). Den har fått mig att gå och cykla mer, och generellt tänka på att röra på mig.

Klockan synkar mot en app i min iPhone, och uppladdade data visar i Fitbits tjänst på nätet. Där inne kan jag se massor med intressanta data. Exempelvis var på kartan min högsta cykelhastighet legat (vilket bidragit till en del ovarsam körning i skogen), hur min fettförbränning ser ut och hur många kalorier jag gör av med. Under MTB-turer på måfå, för att upptäcka bra stigar, har jag fått en bra tydlig kartvy att studera senare (var var jag egentligen, när jag körde vilse?).

Under en period loggade jag, med mobilappen, vad jag åt. Det hela medförde en oväntat viktminskning, som inte var ovälkommen. Det är enkelt att bli smalare genom kaloriräkning, och det är inte så extremt jobbigt att logga mat heller. Mer vatten har jag börjat dricka också, vilket har lett till ökat välmående och färre problem med torr hud på vintern.

Det bästa med klockan har varit de diskreta små surranden den avger när någon skickar SMS eller ringer. Mobilen är ständigt på ljudlös, och den halas endast upp om det är ett viktigt telefonsamtal. Att jag varken kan svara i telefon eller på SMS är inget jag saknar (Apple Watch kan detta).

Jag kan definitivt rekommendera Fitbit Surge till den som behöver ett hälsoarmband i första hand, och en smartklocka i andra hand.

Vad saknar jag med Fitbit Surge? Kopplingar till todoappar och kalender. Röstmemo-funktion hade också varit användbar. Ingen av dessa funktioner är dock oumbärliga för mig.

Mina favoritappar till iPhone

Jag brukade vara han som hade koll på appar och tjänster åt folk, men de verkliga glansdagarna är nog förbi. Helt enkelt för att det inte är speciellt många av de nya apparna som är intressanta eller spännande. Speciellt inte som jag kräver en hel del av de appar som används:

  • De måste underlätta mitt liv eller göra nytta.
  • Två appar får inte göra samma sak. Alla har sin speciella plats.
  • Allt som inte används regelbundet raderas.

För närvarande har jag följande i min iPhone. Jag hoppar över de som inte är värda att orera om.

Waze – bästa GPS-appen, framförallt för att den har sociala möjligheter, där du kan läsa andras varningar och göra egna, chatta med andra förare och så vidare. Exempelvis underrättade jag flera personer i en bilkö om varför det var stopp. Jag kom från andra hållet och såg vad som hade hänt (bil som kört av).

Timehop – visar bilder från årsdagen, flera år bakåt, och ändras varje dag

1Password – håller reda på alla min lösenord

Scanbot – en mycket bra app för scanning av papper, som automatiskt sparar det scannade till Evernote och lite andra ställen

Shazam – app som lyssnar och rapporterar vilken låt som hörs i högtalarna

IF – If This Then That, som är en app som används för att skapa automatiska arbetsflöden och todos mellan olika appar

ShopShop – den bästa shoppingliste-appen som finns. Synkar via Dropbox, och till och med min skeptiska fru använder denna. Vi har testat diverse andra appar, inklusive todo-appar, innan det stannade på denna.

Feedly – prenumererar på nya artiklar från valda RSS-flöden

Pocket – samlingsplats för de artiklar som ska läsas. Jag skickar hit allt som verkar intressant, inklusive från Feedly.

Fitbit – tar in data från min klocka, och visar hur långt jag har gått, hur jag har sovit, hur motionen ser ut med mera.

Headspace – meditationskurs. Det bästa som finns i genren. Med en väldigt jordnära approach vägleds du genom olika typer av övningar, där du själv väljer vilket område du vill förbättras inom.

Mindfulness Appen I och II (jo, det är särskrivet i namnet) – används endast till dottern numera. Hon vill ha meditationstantens sövande röst på när hon somnar.

Coach.me – incheckning till mina goda dagliga vanor, som är: meditera, träna, lägga mig före 12, gå 10 000 steg, skriva och vara tacksam.

Evernote – navet i mitt universum. Här i skriver jag alla mötesanteckningar, alla texter som ska publiceras, min dagliga journal och här sparas alla viktiga mail.

Instagram, Facebook Messenger och Twitter – behöver ingen närmare presentation

Trello – mitt företag drivs med hjälp av Trello. Vi håller koll på mål, projekt och todos. Jag sätter även mina privata mål här, och jobbar på mina projekt, och hjälper andra med sina.

Todoist – min personliga todolista. Delvis en konkurrent med Trello, trodde jag. Men Todoist används för de små konkreta uppgifterna, som dessutom hamnar i min kalender. Dessutom kan man snooza uppgifter. Todoist ser till så att att delmål blir av, medan Trello mer är till för de större målen.

Billogram – bästa faktureringstjänsten

Overcast – bästa podcastappen

Audible – ljudböcker

Spark – min fantastiska suveräna mailklient, som är mycket mer än Mailbox någonsin var

Documents – bra app som innebär att jag inte behöver separata appar för Dropbox och Google Drive för att komma åt mina filer. Man kan vara inloggad på flera olika konton i både Google och Dropbox, och så är läsaren för dokument ypperlig.

Snapchat – testas faktiskt just nu. Jag hade det förut, men tog bort på grund av bristande nytta. Nu är appen tillbaka för att se hur den åtminstone skulle kunna användas för andras nytta. Oklart om den ska vara kvar. Hittills inget som verkar kunna ersätta någon av övriga appar.

Funderar på att ta bort:

Twitter – jag blir allt mindre aktiv. Flödet är fullt av annonser och envägskommunikation. Vet inte varför det har blivit så.
Svampguiden – det är en sån där ”bra att ha”, vilket egentligen är förbjudet enligt min strikta syn på appar
Snapchat

Är det någon app du vill veta mer om, när det gäller mitt eget användande? Säg gärna till. Det är främst i Trello som jag har specialtricks.

Tillbaka till det analoga

När det var på väg att slå igenom, det digitala sättet att leva, var jag en salig man. Min första iPhone blev den där fickdatorn jag alltid hade drömt om. Den som gjorde att jag slapp sitta hemma och vänta på mail, slapp sitta vid en dator för att jobba med offerter (jo, det gick 2008 också, fast mycket sämre).

Jag är ingen trendsättare eller ”thought leader” på något sätt när det gäller anammandet av det digitala som en självklar del i vardagslivet. Inte heller har jag varit delaktig i grupper med socialt digitalt som största intresse. Däremot har jag varit tidig bland mina vänner, alltid nyfiken på det som kunde användas för produktiv nytta i företagandet, det som inneburit ett friare liv. Och jag har sökt mig till personer som varit tidiga inom det digitala, främst via Twitter.

Som företagare har jag jobbat via nätet i princip sedan vi började 2007. Allt för att dra ner på resmilen, pendlandet, de tidiga morgnarna och det oproduktiva (om än trevliga) i fasta arbetstider på ett kontor ihop med arbetskamrater. Gadgets, appar, kommunikationstjänster och onlinekurser har förgyllt mitt liv med nya bekantskaper, personlig utveckling, hälsa och kreativitet. Jag är otroligt tacksam för det.

Nu har det här livet nått till en punkt där allting är så otroligt bra och fritt, att det är svårt att tänka sig några större genombrott. Personligen går jag inte och suktar efter något annat än snabbare internet (fiber är på gång även här ute på landet nu), för alla appar, smartphones och datorer är så sjukt bra att det går att göra nästan vad som helst.

I början funkade videochatt dåligt. Det gick långsamt att ladda upp filer, och mer än en gång tog jag hellre bilen iväg på fysiskt möte av rent praktiska skäl. Så är det inte i dag. Flest gånger är online snabbare, även med ADSL och 4G. Både Apples och Googles tjänster är enormt bra, och med hjälpmedel som Trello och Evernote har jag inget övrigt att önska. Kanske är det min fantasi och/eller girighet som tryter, men jag är fanken nöjd.

De digitala verktygen har förändrat mitt sätt att vara och tänka. Trello gjorde rent hus i min teoretiska svammelhjärna, och Evernote hjälpte mig att sluta sortera saker i saker i saker i saker i saker (sökfunktionen gör ordning helt onödigt). Mina appar håller reda på hur långt jag går, hur mycket jag mediterar och vad jag ska köpa i affären. Ja, de rensar till och med mitt och fruns förhållande från tråkigt vardagsskit (”kom ihåg ombyte till Leo” och liknande läggs i en toto-lista, och vi slipper prata om det).

Vad händer nu då? Jo, jag kommer på mig själv med att backa från det digitala. Läsa pappersböcker, skriva post it-lappar och rita på riktigt papper som är gjort av döda träd. Fantastiska uppfinningar det där. Troligen skulle jag inte uppskatta dem så mycket om det inte vore för den sköna digitala delen av mitt liv.

Mountainbiking för laddning av introvert-batterierna

Jag längtar ut i skogen allt oftare sedan jag blev med mountainbike.

Det är en sällsam frihet i att trampa fram i tystnaden på små stigar, helt ensam med naturen. Det råkar vara en bra träning, men för mig är det att snabbt kunna försvinna ut som lockar. En promenad i skogen behöver ofta planeras, då jag har två små barn och en fru som inverkar på planeringen. Under två timmar räcker inte för att få en skön promenad i stillhet. Mountainbike betyder quick fix för en person med ett stort solitärt behov.

Ja, jag är väl introvert. Det är ett naturtillstånd som det inte behöver ordas så mycket om egentligen, men under några år glömde jag bort det själv. Då gick det som det gick. Jag är social, men det kräver en återhämtning som ibland kan ta lång tid. Skogen funkar som en laddare med extra ampere, verkar det som. En timmes mountainbike-runda och jag är lycklig som ett litet barn.

View this post on Instagram

Livskvalitet

A post shared by Dan Forslund (@forslund) on

Min mountainbike är av billigare slag. Jag läste på och letade länge, innan jag slog till på denna. Idel ”den måste kosta minst 10 000”-råd fick jag, och även en och annan som menade att begagnat är vägen. För mig handlade det om att pröva sig fram, och då inte på någon begagnad cykel med dolda skavanker. Må så vara att jag inser, efter en tids användande, att det är något annat som passar mig bättre – men då är det en lärdom som är värdefull. Jag räknar absolut med att behöva köpa fler mountainbikes, och nästa köp kommer att bli utifrån ett behov som jag har full koll på. Learning by doing, är min grej – en insikt efter över 30 år av handlingsförlamat överteoretiserande.

Jag rekommenderar dig som är sugen på samma sak, att göra samma sak. Läs på lite, men strunta i experterna som pratar om geometri och nörderi. Nördarna vill alltid väl, men deras tekniska detaljprat kan vara både avtändande och avskräckande – det vet jag själv, som kan sätta igång nörderiet inom områden som jag har bättre koll på. Kolla tumstorlek på däcken (29 är fantastiskt för en lång kille som jag) och använd befintliga verktyg på till exempel Bikester för att kolla tum på ramen. Gå för all del till en butik och testa en cykel där, om du är osäker. Och räkna med duktiga säljare som försöker kränga cyklar för över 10 000 kronor. Men lyssna selektivt på nördarna – upptäck själv istället, för alla har olika behov och smak. Enda sättet att hitta din smak, är att köra igång och testa vad som funkar för dig.

Just nu funderar jag över det här med skydd. Jag vill inte köra snabbt över så kallad teknisk terräng, men gillar ändå att åka fort på hyfsat jämna skogsstigar. Vill känna att jag kan trampa på rejält och riskera att köra omkull, utan extremare skador. Har just nu hjälm, och funderar på arm- och knäskydd. Hur gör ni andra? Jag kör inte downhill eller teknisk trickåkning.

Några enkla IFTTT-tricks

If This Then That, mer känd som IFTTT, är en briljant tjänst som fungerar som kitt mellan olika appar.

Om du inte har hört talas om den rekommenderar jag en kik. Exempelvis kan du få alla dina bilder från Instagram autosparade i Dropbox varje gång en bild tas, eller alla mail som innehåller ett visst ord i ämnesraden sparade i ett speciellt kalkylark i Google Docs. Allt bygger på triggers, som “när en bild knäpps på Instagram”, som i sin tur aktiverar regler, typ “lägg bilden i mappen bilder i min Dropbox”. Fantasin är den enda begränsningen.

En stor fördel med IFTTT är dess användare, som har varit vänliga att skapa den här typen av färdiga kopplingar, eller recept som de heter. Dessa kan aktiveras direkt, utan något större besvär. Allt du behöver göra är att aktivera dina olika konton inuti IFTTT.

Men nu tänker jag inte gå igenom mer vad IFTTT gör, utan istället bjuda på några tips som är relaterade till mina vanor.

#1: Dagliga anteckningar
Sedan 600+ dagar tillbaka har jag ägnat mig åt dagligt skrivande. Varje dag skriver jag längre eller kortare, artiklar, delar av böcker eller dikter – bara det blir något av värde skrivet. Detta sker i min favoritapp, Evernote. Lat och besatt av effektivisering som jag är, tröttnade jag på att skapa en anteckning för skrivarändamålet varje dag. Jag kopplade ihop Evernote med datum, och såg till så att det varje dag skapas en anteckning med dagens datum som namn, i en anteckningsbok som heter “Dagligen”. Nu är det bara att öppna dagens anteckning och sätta igång. Samma sak har jag för övrigt tillämpat på allt som heter “Möte” i min kalender. Det finns en färdig mötesanteckning när jag sätter mig på mötet med min iPad.

#2: Autogenererad journal
Sedan en tid skriver jag journal, över vad som har hänt under dagen. Vad som har varit givande, utmanande och vad jag är tacksam över, och rent allmänt dagboksmässigt. Detta gjorde jag först i en app som heter Day One, för att senare gå över till en app med färdigifyllda frågor – Five Minute Journal. Den appen lämnar dock mycket i övrigt att önska, och jag ville helst samla allt skrivet på ett och samma ställe, nämligen Evernote. Lösningen blev IFTTT. Nuförtiden skapas varje dag klockan 21:01 en anteckning i mappen “Journal” som har dagens datum i namnet. Denna anteckning har förifyllda frågor om vad jag är tacksam för, vad som hade kunnat göras bättre, vem som har hjälpt mig och vem jag har hjälpt. Med mera. Detta funkar väldigt bra, förutom att jag behöver radbryta i anteckningen varje gång. Det verkar inte gå att få blanka rader efter varje fråga i IFTTT.

#3: Röststyrd todo in i Trello
Den här lösningen är jag mest nöjd med just nu. Den går ut på att jag dikterar till Siri i min iPhone, och får tjänsten att skapa todouppgifter direkt i Trello (den todo-lösning jag använder). Siri kan nämligen inte skapa direkt i Trello, vilket krävde en workaround – IFTTT. Så hur gjorde jag? Jo, Siri kan ju lägga till uppgifter i appen Påminnelser, som är Apples egen. Jag ställde helt enkelt in IFTTT att skapa kort i Trello för varje uppgift som lades in i listan “inbox” i Påminnelser-appen. Alla kort i Trello döps till det uppgiften heter i Påminnelser, och sedan tidigare har jag ju listan Inbox även i Trello. Numera kan jag sitta i bilen, på väg till möte med podcast i lurarna, och komma på: “just det, jag glömde ju att köpa brunkål”. Med ett enkelt klick på headset-knappen kan jag säga “skapa påminnelse köp brunkål” och vips skapar Siri den påminnelsen, som sedan får IFTTT att skapa motsvarande kort i Trello. Jag behöver inte manuellt lägga in dessa kort efter bilfärden, som förut (jag ville ju inte sitta och pilla med mobilen under körning). Dessutom hålls huvudet hälsosamt tomt, utan “måste komma ihåg att…”-tankar, på klassiskt vackert GTD-vis.

Det var mitt korta tips, som visade sig bli långt. Hoppas du får ut något av det. Vill du ha fler tips, eller råd kring något som har med appar och produktivitet att göra? Lämna gärna önskemål i kommentarsfältet.