Det var ett tag sedan, men nu är det dags att tipsa om appar igen. Först ut är den bästa email-app jag har testat. Spark från Readdle. Jag använder iPhone, och allt jag skriver är ur detta perspektiv.
Jag var en av de som sörjde Mailbox, när den försvann. Mailbox ägdes på slutet av Dropbox, och var den email-app som fick ”snoozing”, att kunna skicka bort sina mail för att få dem igen på valt datum (när de är aktuella), att slå igenom. Senare anammades detta av även Google med sin Inbox-app, och även Outlook använder detta för sin smartphone-/surfplatte-app.
Inbox zero
För mig är det ett måste att ha tomt i inkorgen i mailen (så kallad inbox zero), något som inte passar alla. Jag menar att saker som ligger tar mental bandbredd och psykisk energi, och helt enkelt gör en mindre produktiv. Om jag ser gamla mail ligga och skräpa varje gång jag kollar mailen, ökar risken för ”just fanken”-ögonblick och min hjärna kommer att surra igång en massa onödiga projekt, som det inte kan göras något med ändå. Det här brukar jag diskutera med personer i min närhet, som aldrig flyttar något från inkorgen utan istället markerar mail som olästa om de ska hanteras – en lösning jag inte gillar.
Så här hanterar jag min mail:
- Kollar den vid några få tillfällen per dag. Förmiddag, efter lunch och innan jag slutar för dagen oftast. Ibland bara en eller två gånger om dagen.
- När jag väl kollar den arkiverar jag ointressanta mail som jag varken behöver svara på eller spara.
- Mail som inte är aktuella just nu ”snoozas” till den dagen de är aktuella. I kväll, i morgon, nästa vecka, nästa månad eller ett specifikt datum.
- Mail som innehåller viktig information vidarebefordras till min todo-app (Todoist eller Trello) och ofta även Evernote. Detta görs via delningsfunktionen i mobilen, eller via de speciella mailadresser som jag har skapat i förväg (en adress skapar Trello-kort av det jag skickat, och en annan sparar i min förvalda anteckningsbok i Evernote).
- Mail som ska besvaras, svarar jag på. Eventuell skickas en dold kopia till min Evernote-adress för att få en kopia på en överenskommelse eller liknande. Därefter arkiveras mailet jag har besvarat.
- Jag svarar aldrig direkt på mail som kommer in, då det lätt leder till en mailchatt med mottagaren – något som inte är produktivt.
- Notiser för alla mailprogram är alltid av, för att jag inte ska tappa fokus.
Olika appar
Som sagt använde jag Mailbox, tills Dropbox bestämde sig för att lägga ner tjänsten. Jag har även använt Microsofts Outlook för iPhone, Cloudmagic, Gmail och Google Inbox. Några fler också, som jag har glömt namnet på. Alla avfärdades en efter en, och jag återvände till Mailbox. Den som användes längst förutom Mailbox (och den som följer med iPhone) var Outlook, som föll på mindre användarvänlig design. Cloudmagic hade inte snooze, Gmail hade inte snooze och Google Inbox klarar bara ett konto åt gången (ingen gemensam inbox för oss som har flera mailadresser). Spark, däremot, briljerar. Den kan allt som Mailbox kunde, men är inte lika snygg (än).
Sparks styrkor gör dock att den överträffar även Mailbox. Några exempel:
– Möjlighet att spara bilagor till olika anslutna molntjänster.
– Möjlighet att bifoga filer från en mängd molntjänster direkt i mailappen (detta är briljant – jag har två Dropbox-konton, iCloud Drive och Google Drive anslutna just nu).
– Smart sökfunktion, som endast visar mail med bilagor till exempel.
– Widgets.
– Personifiering genom inställningar.
Nackdelar?
Än så länge finns den endast till iPhone och Apple Watch, men jag hoppas att den kommer även till dator och Android.