Klustra uppgifter – kraften i gruppering av todolistan

Klustra uppgifter – kraften i gruppering av todolistan

Det är inte den totala arbetsmängden som är den stora knäckaren som ger stress och utbrändhet. Det är det eviga hattandet och duttandet mellan olika sorters uppgifter som dräper produktiviteten. Därför ska du klustra arbetsuppgifterna.

Färre omställningar=tids- och arbetsvinst

Tänk dig att du har en fabrik som tillverkar godis. Den tillverkar fyrkantiga godisar och den tillverkar runda. En vecka får du en beställning på 100 000 runda och 50 000 fyrkantiga. Dessa delas upp mellan tre olika kunder, som alla ska ha både runda och fyrkantiga.

Hur gör du, kör en kund i taget och ställer om maskinen under ”halvtid” per kund eller kör alla fyrkantiga i ett svep och alla runda i ett svep, för att sedan dela upp på alla tre kunder? Det senare valet innebär färre omställningar av maskinen och därmed en tids- och arbetsvinst. Självklart väljer du denna mer fokuserade metod.

Hjärnmaskinen gillar fokus

Självklart förstår du att jag i exemplet ovan ville symbolisera hjärnan. Hjärnan är en maskin som gillar att göra en sak i taget, och i slutändan drar den mindre energi när den jobbar på detta sätt. Energin räcker längre.

Trots att vi vet att det är smartare att göra en sak i taget, gör vi inte det. När det plingar i mailen avbryts pågående uppgift för att jaga efter det nya och läsa mailet direkt. När telefonen ringer svarar vi och när det knackar på dörren öppnar vi. Tyvärr.

Problemet med bristande fokus

Vilket tror du att det största problemet med bristande fokus är? Det är du. Det är du som väljer att bli störd, alternativt har misskött dig med uppfostrandet av andra människor vad gäller din egen kommunikation.

Jag har skrivit om fokus tidigare, och därför lägger jag ingen större vikt vid detta nu. Vad jag vill säga är att du slösar bort din energi varje gång du tappar fokus. Det tar tid att komma tillbaka till tappade uppgiften, och varje gång du tar dig an en ny uppgift behövs extra energi för att sätta dig in i denna. Som att kallstarta en bil.

Lösningen – gruppering av arbetsuppgifter

Livet kommer att innehålla en mängd olika arbetsuppgifter, oavsett om du vill det eller ej. Du får spela med de kort du har helt enkelt. Första steget är att få koll på det som ska göras – inboxa allt från huvud, block, servetter, mail och vad det kan vara.

Du som kan din GTD (läs artikel här) vet att nästa steg efter inbox är planering. Det är i detta steg jag vill förtydliga: sortera dina uppgifter efter typ. Genom att gruppera likartade uppgifter minimerar du den mentala energi som krävs.

Gruppering/klustrande i praktiken

I godisexemplet i inledningen pekade jag på hur omställningen av maskinen flera gånger gav mer arbete totalt i slutändan. Målet är att ställa om den så få gånger som möjligt.

I din hjärna innebär det här att du ska göra likartade uppgifter i ett svep. All administration från start till mål, i ett svep. Alla kundsamtal i ett sträck. Allt spikarbete först, allt sågarbete därefter. För mig personligen är det mer relevant att jobba med alla leveranser till en kund i taget. Du kan säkert komma på bra exempel som gäller dig.

Hur åstadkoms då detta?

Det är i planeringsfasen du krattar din egen manege. Det är där du grupperar uppgifterna i relevanta kluster. Själv skapar jag listor beroende på sammanhang. ”I bilen”, ”Administration”, Handla Clas Ohlson”, ”Vecka 32”. Allt för att det ska vara enkelt när jag väl sätter igång.

”I bilen”-listan innehåller i regel telefonnummer som ska ringas, ljudböcker eller poddar som ska lyssnas på eller projekt som ska tänkas igenom. När det väl är dags finns alla instruktioner till mig själv nedtecknade. Det är lätt hänt att glömma bort exakt vad som ska göras annars – och då drar det extra energi att gräva i minnesarkivet.

Ett grafiskt tips

För de av er som tänker grafiskt, låt inboxen vara en whiteboard eller ett ritpapper. Dra samman uppgifter som har saker gemensamt. Bygg mindmaps efter sammanhang.

Det finns en vinst i detta tillvägagångssätt, att det välkomnar en mer öppen struktur. Om du använder listor behöver sammanhangen bestämmas redan från början.

Nyfiken på vem jag är och hur jag kan hjälpa dig? Läs mer om min coaching här

Du kan varken lyckas eller misslyckas utan mål

Du kan varken lyckas eller misslyckas utan mål

Går du och längtar efter att lyckas, eller känner dig misslyckad? Om du saknar en målsättning ägnar du dig åt något synnerligen meningslöst. Känslan av att vara misslyckad är orimlig om du inte vet vad lyckad innebär.

Målsättningar definierar vad som är lyckat

En resa utan destination kan vara trevlig i sig. Det är resan i sig som är målet, eller de överraskningar som kommer längs vägen. Du kan ge ett omdöme om ett sådan resa, att den var mer eller mindre trevlig och mer eller mindre givande. Många människor ser på sina liv på samma sätt som de ser på en spontan resa utan mål.

Misslyckad – att inte uppnå sitt mål

En resa som saknar destination kan aldrig värderas i termer av att ”komma fram”. Den kan dock ha andra lyckade kvaliteter, som lärorik, kul, spännande. Jag menar att denna symbolik kan användas om personliga framgångar och synen på livet generellt.

Den som kallar sitt liv misslyckat bör ställas inför frågan: på vilket sätt är det misslyckat? I svaret på frågan ryms nämligen det som kan bli en målsättning. Genom att använda följdfrågor nosar sig personen sakta men säkert fram till det som faktiskt kan förändras, och kan börja jobba mot att lyckas. Och med detta menar jag lyckas som i ett mer aktivt förhållningssätt, där framgång blir mätbar och tydlig mer än bara baserad på magkänsla.

Exempel på hur du kan nosa dig mot mål

Tycker du att du är misslyckad? Ställ dig frågan vad du behöver uppfylla för att sluta vara misslyckad. Om svaret är något i stil med ”tjäna mer pengar” eller ”må bättre” eller ”känna mig mer omtyckt” är du bara i början av din nosning. Fortsätt spåra genom att ställa följdfrågor till påståendena. Hur mycket pengar ska du tjäna? När ska du ha tjänat dem? Vad får dig att må dåligt? Vad får dig att må bra? Är du omtyckt eller inte, bortsett från det känslomässiga?

När du har besvarat dessa frågor, fortsätt sedan i samma stil och ifrågasätt påståendena. Till slut sitter du med något som är betydligt mer konkret. ”Tjäna 2000 mer i månadslön”, ”Tjäna 250 000 kronor före 1/10”, ”sluta som fotbollstränare” eller ”börja på knyppelkurs” kan bli några konkreta åtgärder som för dig vidare. Detta är så klart förenklat, och du som behöver hjälp kan kontakta mig så hjälper jag dig som coach. Läs mer här.

Den som klarar målen är lyckad

När du börjar avverka delmålen kommer du att märka en rätt häftig grej: du känner dig lyckad. Du gör saker som du har bestämt dig för att göra, och du gör det inom en viss tidsram. Du är inte bara en handlingskraftig person, utan även en person som har kontroll över dig själv och ditt handlande. När du sedan ser till att lösa dina uppgifter på effektiva och smarta sätt, då är du även något mer än bara lyckad: du är produktiv.

Personlig utveckling – gå inte vilse bland ytliga attribut

Personlig utveckling – gå inte vilse bland ytliga attribut

Personlig utveckling sker på insidan. Varför skaffa nya kläder, när du kan bli en ny person i gamla kläder? Vi människor försöker allt som oftast att skapa en illusion av förändring, med ytliga medel.

Droppen som urholkar stenen

Den som vill förändra sig själv på djupet måste ställa in sig på en långsiktig process. Det är ingen quick fix att jobba med personlig utveckling på allvar, även om vissa saker kommer att gå fort (speciellt det som bygger på illusioner och felaktiga uppfattningar). Föga förvånande är det därför enklare att byta klädstil än att göra om sig själv.

Henry David Thoreau uppmärksammade detta redan på 1800-talet i sin bok Walden, där han levde torparliv i en egenbyggd stuga. Följaktligen är fenomenet att shoppa sig till en annan personligt inte heller någon nymodighet. Det är helt enkelt mer lockande med synlig och snabb förändring.

Börja inifrån

Varför vill en en person ändra det yttre, förutom att det går snabbare? Vilken är drivkraften? Jag tror att det, i många fall, handlar om att visa upp saker utåt. Till stor del för att ge andra personer en bild – uppvisa en identitet utåt. Men det handlar även om att gilla sig själv i spegeln – även detta om att uppvisa en identitet.

Jag tror att det är bäst att börja inifrån. Att bli den där personen innan den får klä sig i dessa nya kläder. Läs litteratur och artiklar, inspireras av personer du har som förebilder, men främst av allt – bestäm vem du vill bli och vara genom att visualisera ditt idealjag. Det är inte alltid så lätt, men troligen kan du i alla fall komma fram med en lista på vad du vill bli bättre på.

Utifrån-metoden är inte helt fel

Genom att börja agera som om du redan är den nya personen, kan du lättare uppnå det du vill. Detta är ett känt lifehack som även brukar kallas fake it til you make it. Alla är inte positivt inställda till detta, och jag tillhör mittenfåran. Ibland är det bra (för idrottsstjärnor) och ibland är det mindre bra (för oss som vill förändras på djupet internt).

När jag skiljde mig bestämde jag mig för att förändras till någon jag dels varit förut, och dels ville bli. En del i detta var ny frisyr, nya kläder och mer träning. I detta fall jobbade jag samtidigt med coachande samtal från en vän, och mitt eget mindset genom litteratur. Så i detta fall var det förändring utanpå och inuti simultant.

Nu sa du ju både och!

Jag är medveten om att jag gjorde mig skyldig till något jag ogillar. Nämligen ”å ena sidan” och ”å andra sidan”, något som ofta görs i vetenskaplig litteratur. Kontentan är att det inte finns något tydligt budskap. Det är dåligt att fokusera på det yttre, samtidigt som det ibland är bra att fokusera på det yttre. Så vad gäller, gubbjävel?

Jag ska sammanfatta min poäng: Var medveten om hur du jobbar med ditt nya jag. Det duger inte bara att byta stil, åtminstone om det inte är strategiskt. Och det är troligen smartast att börja med insidan. Gör det till en utmaning för dig själv, att du inte får byta yttre stil om du inte har ändrat det inre till något du är nöjd med.

Fysisk träning – inre eller yttre?

Att jobba med sin fysik är ett mellanting. Det är både inre och yttre, på gränsen. Mest något som kan räknas till det inre, i detta fall. Ny frisyr och nya kläder kräver ingen ansträngning av dig som person, vilket mental och fysisk träning gör.

Behöver du hjälp med detta? Läs mer om min coaching här.

Några korta ord om ångest och acceptans

Några korta ord om ångest och acceptans

Det är lätt att drabbas av panik när ångesten slår till. Jag menar då inte panikångest, utan känslan av att du vill få bort ångesten snabbt. 

Obehagligt med ångest

Det är väldigt obehagligt med ångest. När den slår till är det lätt att tänka att den måste bort. Jag måste bort. Det måste bli bra igen, snabbt.
Felet med att falla in i detta, är att det skapas en jämförelse mellan ”det dåliga nu” och ”det bra som var innan”. Jämförelser är grunden till allt lidande. Sluta jämför.

Vad ska då göras istället?

Låt ångesten vara där den är. Sluta önska dig bort från situationen. Sluta jämför och sluta tänk på det där braiga idealtillståndet som du inte har just nu. Släpp bara taget, och gör något annat.

Låt den jobbiga släktingen packa ihop

Tänk inte heller ”haha ångest, du kan inte ta mig” eller ”jag är oberörd” eller någonting annat alls som har med värderingar att göra. Bara låt den hållas, som en irriterande släkting som vägrar åka hem. Om du sluta kämpa emot kommer den där släktingen till slut att packa ihop, och åka.
Personlig effektivitet – tips

Personlig effektivitet – tips

Jag får ofta frågan hur personer kan uppnå mer personlig effektivitet med enkla medel. Här kommer ett enkelt tips som gör stor skillnad ifall du implementerar det.

Effektiv och produktiv – inte samma sak

Först vill jag förtydliga en sak: effektivitet och produktivitet är inte samma sak. Det första handlar om att göra något på ett sätt som kräver lite insatser, med maximal effekt. Det andra handlar om detta, plus att det ska hjälpa dig komma närmare ett mål eller verka enligt ett syfte. Att sortera alla gamla LP-skivor i bokstavsordning kan göras effektivt, om det inte var en prioriterad åtgärd är du effektiv – inte produktiv.

Ett enkelt tips för ökad personlig effektivitet

Om vi lägger kravet på produktivitet åt sidan – hur blir man mer effektiv? Det finns faktiskt ett tips jag kan ge, som är enkelt att förklara och enkelt att genomföra. För den som är ostrukturerad och är van att aldrig få saker gjorda, kan detta göra stor skillnad. Jag kallar det för tvåstegsmetoden för produktivitet.

Så här gör du
1. Förbered så långt som möjligt, så att det bara är att göra.
2. Gör.

Driver du med mig?

Nej, jag driver inte med dig. Detta upplägg låter löjligt enkelt, men hjälper dig att uppnå resultat. Det stora problemet med att få saker gjorda är nämligen att en hel del problemlösning sker under ”göra”-fasen, och därför tvingas du hela tiden stanna upp. Du tappar styrfart, glömmer vad som skulle göras och slutligen blir det slarv av alltihop.

Planeringen är hela grejen

För att denna metod ska bli effektiv behöver du vara beredd på att lägga ovanligt mycket tid på planeringsfasen. Detta innebär att du kanske måste rekognosera först, och i princip tänka ut jobbet på plats i vissa fall. För dig som ska bygga en hylla innebär det att lösa delar läggs ut, att du faktiskt kollar att det kan bli en hylla. Att alla delar har rätt längd, att de rätta skruvarna finns och så vidare. Det stannar inte där. Du behöver även kolla så att de rätta verktygen finns. ALLT ska vara redo. När det är dags att göra ska du kunna stänga av hjärnan helt och bara göra. Med avstängd/ljudlös mobil och en ”stör ej”-skylt på dörren.

Det här är bara ett exempel. Troligen har du fantasi nog att omsätta även till ditt område. Om inte, skicka gärna in frågor till mig så ska jag försöka besvara dem på bästa sätt och ge goda råd.

2019 – stabilitet, fokus och kreativitet

2019 – stabilitet, fokus och kreativitet

2018 är på väg bort. Med det försvinner ett år som i mångt och mycket handlar om att komma tillbaka. Nu ser jag fram emot att fortsätta på samma spår, med färre sidospår. Det blir ett 2019 för att hämta andan och inspiration – inför mer vidlyftiga idéer som väntar bortom horisonten.

2019 – stabilitet

Mitt 2019 kommer att handla mycket om stabilitet. Medan tidigare år varit späckade av olika målsättningar, ska detta vara återhållsamt. Detta för att ge andningsutrymme inför fortsättningen. Rensa bort, återanvända, specialisera. Ledord: Minimalism, specialism, fokus, bränna bort onödigt dött kött från benen. Färre sidoprojekt.

Här är mina projekt för året:
* Produktivitetsboken är långt kommen. Den skulle egentligen ges ut 2018, men jag tänkte om upplägget och behöver omarbeta. När den är klar blir nästa steg att ”workshopifiera” upplägget, ta mig an ett och annat uppdrag som coach samt kanske även hålla föredrag. Boken är dock det enda som behöver bli klar 2019.

* Maskulint.se – detta projekt där jag och samarbetspartner Ernst Almgren hjälper män att utveckla sig själva, få av sig eventuella offerkoftor och nå mental och fysisk hälsa kommer att fortsätta utvecklas. I detta projekt ska det släppas en bok under året. I övrigt kan du läsa mer här, där vi bland annat berättar om att vi nådde målet på 1 000 unika besökare per månad för hemsidan.

* BananByrån – jag fortsätter som SEO-specialist på detta väldigt lovande företag, som utvecklas väldigt bra och liksom jag själv jobbar med stabilitet efter en period av kaos/pånyttfödelse. Läs mer här.

* På det mer privata planet kommer året inte att utmärkas av främst produktivitet, utan kreativitet. Min person är tudelad, och för mycket fokus på verkligheten ger en obalans inuti. Det är nu dags att återvända till den skuggvärld där jag hämtar min kraft ifrån. 2019 blir året då jag kommer tillbaka till musiken.

Dan Forslund

Mer om musikprojektet

I mitt tänkande har jag varit inne på att göra något på egen hand, men tanken på ett band blir allt mer lockande. ”Rituellt” blir ledordet för projektet, vars syfte är att skapa musik – covers är bannlysta och ”glimten i ögat”-attityd likaså. Som alltid när jag gör musik måste det vara dödligt allvar och en konstnärlig inställning i ambitionen, även om det så klart bör vara kul att skapa.

Jag har ingen klar bild av vilka instrument som ska vara med, om det ska vara riktiga trummor eller något enklare, elektroniskt eller akustiskt, antal medlemmar eller något annat. Men du måste vara rätt person. Seriös. Projektet blir av oavsett om jag gör allt själv, eller inte.

Tack till alla som gjort 2018 bra. Gott nytt 2019!