De elementära delarna av produktivitet tas för givna

De elementära delarna av produktivitet tas för givna

Produktivitet måste vara enkelt. Även fast jag anstränger mig för att vara så krångelfri som möjligt, hamnar jag likväl i fällan med avskräckande detaljer. Jag talar ett språk som exkluderar de som verkligen behöver mina kunskaper.

“Preaching for the quire”

När jag pratade med en vän på fredagskvällen insåg jag att mycket tas för givet kring produktiva ideal. Jag glömmer att de som behöver mest hjälp, är de som inte ens vet vad produktivitet är. ”Preaching for the quire” kallas det på engelska. Det är i mångt och mycket vad jag, och andra som skriver om ämnet, sysslar med.

Konsten att nå de oinvigda

De som håller med och tycker att jag gör bra skit, är inte den målgruppen jag borde sikta på. Visst får de säkerligen någon bra tanke av mina bloggposter och videos ibland, men detta är ändå personer som redan vet nyttan med att vara effektiv. De jag borde sikta på är människor som mår dåligt, och som inte ens vet att produktivitet skulle göras deras liv bättre.

Från tanke till papper

Så, ett exempel. Det gäller att få ut saker ur huvudet och ner på papper. Eller in i ett system för att få saker gjorda. En elementär del av produktivitet, ett första steg i GTD-metoden. Så självklart att det glöms bort i själva steget. Men jag kan garantera att den som inte ser detta som självklart, är en person som skulle bli så enormt tacksam om någon lyckades förmedla det till hen.

Detta blir svårt

Mitt fokus framledes bör alltså bli att inte skriva till andra produktivtetsnördar i första hand. Wow, vad svårt. Detta kommer att påverka min bok, som alltjämt arbetas på.

Akta er för komplicerade tjänster för produktivitet

Akta er för komplicerade tjänster för produktivitet

När jag jobbar med produktivitet är det alltid enkelhet som vägleder. Så få detaljer som möjligt. Detta för att verktygen inte ska ta fokusen från det som ska göras.

Mer komplicerat är inte bättre

Trello är ett av de verktyg jag fastnat för. Så enkelt, men ändå så kraftfullt. Jag ser dock flera alternativ som marknadsförs i mitt Facebook-flöde just nu, som försöker locka mig med ”för dig som växt ur Trello” och liknande. Dessa försök lyckas inte, för ingenting vinner över mig genom att vara mer komplicerat.

Enklare=mindre administration

Detaljer och kontroll på detaljer är definitivt inte den rätta vägen att gå när det gäller produktivitet. Snarare ska det vara så enkelt som möjligt. Varför? För att ju enklare verktyget är, desto mindre administration kommer att krävas för att sköta ditt verktyg. Visst kommer ett mer fulländat verktyg att ge en bättre kontroll, men det kommer också att kräva mer tid på hantering av projekt och liknande.

Målet med produktivitet är alltid att få saker gjorda

Vitsen med alla projekthanteringssystem är att få saker gjorda, men de är ofta designade på ett sätt som gör att hanteringen av dem tar för mycket tid från själva arbetet. När du väljer ett system är det alltid mellan kontroll och action du väljer. Mer kontroll, mindre action. Vilket som är bäst, är upp till dig. Var dock medveten om att mer administration inte alltid betyder mer kontroll.

Ta din kunskap med dig i allt du gör

Ta din kunskap med dig i allt du gör

Det är ofta i råden till andra som den kommer, visdomen. Den som egentligen är ämnad för en själv. Denna gång lyssnar jag på mitt eget råd: ta din kunskap med dig i allt du gör.

”Skit i kommunikationstramset”

Jag diskuterade yrken och framtid med en person i min inre krets, och jag påpekade hur mycket extra tid det tar att börja om med något helt nytt. För jag har själv många gånger tänkt ”skit i det här jävla kommunikationstramset, skrivandet och den personliga utvecklingen, elektroniken och tekniken – jag ska bli bonde eller trädgårdsmästare”. Men jag sansar mig alltid.

Kan vara värt risken – eller inte

Priset för att börja om helt är många års arbete, från noll. Och du klättrar uppför ett berg som du kanske inte ens vill bestiga – det vet du ju först efteråt. Men visst kan det vara värt risken också. Det vet du inte heller förrän efteråt. Så hur mycket av en gambler är du, och hur många år vill du gambla med?

Bedriva jordbruk som en storyteller

Men det slog mig, mitt i detta funderande, att en ju i princip aldrig börjar från noll. En omstart för mig som bonde behöver inte bli tabula rasa. För jag kommer att ta med mig mina skills som skribent, som storyteller, filmskapare och produktivitetsidiot. Jag kommer att bedriva jordbruk som en storyteller. Exakt vad det innebär i praktiken får ni gärna spekulera om i kommentarerna, men jag kommer inte på något just nu i alla fall.

Triumfera

Så vad kan du konkret ta med dig från detta? Jo, du ska aldrig sträva efter att börja om från noll när du gör något nytt. Ta med dig den du är, dina skills, från förr – och triumfera i dina nya uppgifter genom att korsbefrukta ditt nya yrkesområde med något oväntat. Det är så du sticker ut i mängden, utvecklar ditt yrke och leder vägen.

Bästa sättet att ta sig ur ett hål: sluta gräva

Bästa sättet att ta sig ur ett hål: sluta gräva

“If you find yourself in a hole, stop digging” sa en gammal amerikansk skådespelare vid namn Will Rogers. Frågan till dig som läser detta är: gräver du några hål i ditt liv just nu?

Sunk cost bias

Det finns en kognitiv bias som kallas ”sunk cost bias” (även känd som “sunk cost fallacy”, och som går ut på vägran ge upp, med hänvisning till att så mycket jobb redan lagts på projektet. Ett försök att jobba igen den investering som orsakat minusresultat. Det är i princip vad det handlar om i symboliken med hålet och grävandet.

Envishet ger resultat

Det finns en ära i att aldrig ge upp, ”köra ända in i kaklet” som en del säger. Det är ju uthålligheten som ger framgången, har mången entreprenör sagt genom tiderna. Jag håller med dem, för bortom envishet och hårt arbete finns det alltid ett resultat som kan bli verklighet.

Slösa inte bort tiden

Det finns en annan sanning också, att livet är kort och att tiden är dyrbar. Att vi ska ta tillvara på varje sekund, och inte slösa bort på sådant som inte ger något. ”Fail fast” säger entreprenörer av samma sort som de jag refererade till ovan, och det innebär alltså att man ska ge begränsad tid till en satsning, eftersom risken annars är att åren går och det som hade kunnat bli vinst slutar i skuld.

Hur kombinera två motsatta synsätt?

Vad gör man av detta? Hur kan dessa två, till synes, oförenliga synsätt kombineras? Svaret är tydlighet, planering. Inte bara ”köra på”, utan faktiskt sikta på mätbara och vettiga mål. Bestäm något i stil med ”om x inte har uppnåtts inom y tid, lägg ner skiten eller kom med en ny plan”. Det blir dels en sporre, dels ett skydd mot planlöst envist huvudet mot väggen-stångande. I hål-symboliken finns det en viktig detalj: att ge upp är inte det enda alternativet. Det kan ju faktiskt räcka med att sluta gräva, planera om och vips står det ett torn ovanpå hålet.

Stanna upp, tänk till, planera om

Nu låter det som att jag bara pratar om företagande och affärer, men nej långt ifrån. Hål-symboliken är representativ för många saker i livet. Inte minst relationer med andra personer. Har du förlorat kontakten med en kär vän, går ditt förhållande på sparlåga, eller är ditt engagemang i den lokala getuppfödarklubben otillfredsställande? Stanna upp, tänk till, planera om. Det håll du ”kör på” åt är troligen fel, men de goda nyheterna är att det kan räcka med att byta verktyg, synsätt eller samarbetspartner.

Här är ett annat inlägg med liknande tema, som du kanske gillar, och kort och gott handlar om att stresstesta skiten ur allt.

Just fucking write – konsten att skriva en bok

Just fucking write – konsten att skriva en bok

Sedan jag skrev min bok om ångest (köp den här) har jag hjälpt flera personer att komma igång med sina böcker. De tips jag har gett har varit rättframma och rätt självklara, men ändå givande. Därför delar jag med mig här.

Först och främst, släpp idén om den färdiga idén. En stor del av grejen är att låta tänkandet ske med fingrarna. Låt det hända. Just fucking write, som Stephen King säger.

Andra tipset är att planera. Bestäm kapitlen innan du börjar. Bestäm underrubriker i kapitlen innan du börjar. Sen tar du bara en liten bit åt gången. Skriv lite i taget. En elefant äts en liten bit åt gången. Stephen King föredrar att sitta ner med ett tomt papper och bara köra – ingen planering! Det finns fler författare som resonerar som han, men jag föredrar planering.

Tredje tipset. Var kritisk efteråt, inte under arbetet. Rätta stavfel och flytta komman efteråt. Just fucking write. Om du ska rätta det du skriver samtidigt som du skriver det kommer du att köra fast. Allt går åt helvete, kort och gott.

Fjärde tipset. Läs. Läs andras böcker. Kolla deras stil, se vad du kan lära.

Femte tipset. Låt andra läsa det du skriver. Sånt som flera anmärker på kan du ändra, resten tar du med en nya salt.

Hinder för din produktivitet, och vad du kan göra för att undanröja dem

Hinder för din produktivitet, och vad du kan göra för att undanröja dem

Produktivitet är i princip att undanröja hinder av olika slag, varken mer eller mindre. Det är en närmast mekanisk rörelse, som kommer att ligga närmare 100 procent verkningsgrad ju fler hinder som undanröjs. Därför listar jag här nedan några av de utmaningar/hinder som försämrar din produktivitet.

Orealistisk uppskattning av arbetsbördan

Oavsett hur produktiv du är, kommer ett projekt att misslyckas om bedömningen av mängden arbete som krävs har underskattats. Under planeringsdelen bör det därför tas i beaktande vilken den uppskattade arbetstiden är, och då ska det inte göras några lyckokalkyler. Utgå från värsta scenariot.

Så gör du för att undvika detta:
Utgå från den tid det brukar ta att göra en uppgift av den här typen, under de bästa av omständigheter. Försök sedan komma på vad som kan gå fel, och hur lång tid det tar att lösa varje problem. Alternativt lägger du på 40-50 procent på den beräknade tiden.

Oklara arbetsuppgifter/bristfällig arbetsbeskrivning

Den som inte vet vad hen ska göra, kommer att jobba därefter. Ju mer förvirring det finns kring en arbetsuppgift, desto mer energi kommer att gå åt till funderingar istället för att självsäkert göra klart uppgifterna. Se det som en vattenslang med hål i. Ju mer förvirring, desto fler hål längs vägen. När förvirringen är total kommer det inget vatten fram till munstycket.

Så gör du för att undvika detta:
Kommunicera klart innan du börjar jobba. Det får inte finnas några oklarheter. Vet du exakt vad som ska göras, vad som ingår i arbetet och när det ska vara klart? Vet du vad som ska göras när du väl är klar, vem som ska ta emot resultatet? Om inte, red ut detta innan du börjar jobba.

Distraktioner och störningsmoment

De flesta distraktioner är självförvållade. Vi har notiser igång i mobilerna (och diverse andra pling påslagna), har öppen dörr så att människor kan komma och störa oss och svarar i telefon om någon ringer. Den som ska göra ett viktigt arbete kan inte tillåta sig att bli störd!

Så gör du för att undvika detta:
Notiser ska stängas av, ja helst ska de enheter som riskerar att störa oss stängas av helt. Dörrar ska låsas. All teknik som piper och låter på andra sätt ska tystas. Ofokus är i sig en distraktion, och det är lätt hänt att vi går in på sociala medier eller nyhetssidor istället för att jobba (detta gäller oss som jobbar med dator och liknande). Stäng därför, om möjligt, av internetförbindelsen helt. De som inte jobbar med dator kanske har andra störningsmoment igång, som till exempel en radio. Av med den. Lås garagedörren, gör vad som krävs. Var inte rädd för att uppfattas som otrevlig! Förklara hur viktigt ditt projekt är.

Bristfälliga metoder och/eller verktyg

Fel verktyg kan vara otroligt ineffektivt. Såga ner en ek med en vanlig fogsvans istället för en motorsåg, och du kommer att hålla med mig. Samma sak gäller metoderna som sådana. Kanske är ditt arbetssätt inte bra, trots att du har använt det så länge.

Så gör du för att undvika detta:
Våga pröva nytt. Ifrågasätt det gamla. Men framförallt: titta på hur andra framgångsrika personer gör. Lär av dem och utveckla nya metoder som får jobbet gjort. Identifiera effektiva verktyg och använd dem. Motstå känslan av att det är ”fusk” eller går för lätt. Du ska få jobbet gjort, punkt. Vissa yrkesgrupper hänger kvar vid det gamla och känner en heder inför sitt hantverk, men den som vill bli effektiv och produktiv måste kunna bryta med det gamla och omfamna det nya.

Bristfällig kunskap

Om du inte vet hur du ska lösa uppgiften hamnar du ungefär i samma problem som med en oklar arbetsbeskrivning. Det finns en stor poäng i att motgångar och okunskap kommer att driva fram nya erfarenheter, men då får du räkna med att inlärningsprocessen sänker din produktionstakt oavsett. Kanske behöver du utbilda dig innan du sätter igång?

Så gör du för att undvika detta:
Det ska inte undvikas. Att inse sin okunskap kring ett ämne innebär ett steg framåt på andra sätt, men det måste accepteras. Planeringen behöver ändras och anpassas till detta.

Bristfällig planering

En god planering innebär att det finns tydligt beskrivna arbetsuppgifter, tydliga deadlines och ett syfte. Det finns helt enkelt inget att tveka på. Naturligtvis tar den som ska göra uppgifterna hänsyn till deadlines och annat, och utför enligt bestämt. Om du känner dig det minsta osäker kring planeringen, och börjar grubbla under produktionen – stoppa arbetet direkt. Du behöver planera först. Om projektet inte är solklart ska du inte börja arbeta.

Så undviks detta:
Avsätt god tid till planeringen. Den ska vara så bra att du kan se framför dig vad som ska göras, steg för steg. Ju mer du planerar, desto mindre tid tar produktionen. Du blir mer självsäker och kan jobba på med fokus. Då går det snabbt. Så fort tankarna kommer in i bilden blir det problem.

Fel fokus

Genom att inte tänka igenom syftet ordentligt kan du lätt hamna i en situation där en hel del saker görs på kort tid, och du kan känna dig produktiv – men du gör fel saker. Falsk produktivitet. Research är en av de farligaste sysslorna, eftersom det verkligen kan upplevas som ren nytta att plöja artiklar eller YouTube-klipp. Samma sak kan vi som bygger system råka ut för. Sorterande och definierande, inställning av appar och annat – det är ingenting annat än prokrastinering – att fly från det som egentligen ska göras.

Så undviks detta:
Hoppa aldrig på någon impuls att göra något annat än det du har planerat att ska göras. Om det uppstår behov av att göra andra saker, notera dessa och fortsätt sedan med det du skulle göra. Framförallt om det nya spontana spåret är något som är kul, då bör du ha tränat din inre alarmklocka att ringa. ”Kul” är ofta en fiende till produktivitet.

Lathet

Ja, bekvämlighet och lathet förtjänar att nämnas. Det är lätt att strunta i en uppgift, eller att skjuta på den, för att den är tråkig. Den som vill få planerade saker gjorda måste stå ut med att alla uppgifter inte är roliga.

Så undviks detta:
Väx upp. Du är inget barn som måste ha roligt hela tiden, eller? Ha ditt syfte i bakhuvudet hela tiden, och tänk på att varje steg är ett steg närmare målet. Om syftet inte lockar till action kan du fundera på om det där projektet verkligen ska bli av.

Fysiska orsaker

Ibland säger kroppen ifrån. Den kanske är trött, har fått för lite mat eller fel sorts mat, du kanske inte har sovit ordentligt och slarvat med hälsan. Då går det sämre att jobba.

Så undviks detta:
Ät nyttigt. Jag rekommenderar LCHF. Sov ordentligt på nätterna. Gör sådant som du blir glad av, som att slappna av med de du tycker om, se på serier och spela spel, lyssna på musik. Just det, vi ska inte pressa på dygnet runt för då tappar vi sugen. Och så behöver kroppen träning. Kombinera kondition och tunga lyft. Även hjärnan ska ha sitt, så meditera dagligen och jobba med ditt mindset. En konstruktiv attityd vinner i längden. Kärlek och närhet är viktigt, så det slutliga tipset är att kramas, kyss din partner och sexa loss lite helt enkelt.