Det är inte den totala arbetsmängden som är den stora knäckaren som ger stress och utbrändhet. Det är det eviga hattandet och duttandet mellan olika sorters uppgifter som dräper produktiviteten. Därför ska du klustra arbetsuppgifterna.

Färre omställningar=tids- och arbetsvinst

Tänk dig att du har en fabrik som tillverkar godis. Den tillverkar fyrkantiga godisar och den tillverkar runda. En vecka får du en beställning på 100 000 runda och 50 000 fyrkantiga. Dessa delas upp mellan tre olika kunder, som alla ska ha både runda och fyrkantiga.

Hur gör du, kör en kund i taget och ställer om maskinen under ”halvtid” per kund eller kör alla fyrkantiga i ett svep och alla runda i ett svep, för att sedan dela upp på alla tre kunder? Det senare valet innebär färre omställningar av maskinen och därmed en tids- och arbetsvinst. Självklart väljer du denna mer fokuserade metod.

Hjärnmaskinen gillar fokus

Självklart förstår du att jag i exemplet ovan ville symbolisera hjärnan. Hjärnan är en maskin som gillar att göra en sak i taget, och i slutändan drar den mindre energi när den jobbar på detta sätt. Energin räcker längre.

Trots att vi vet att det är smartare att göra en sak i taget, gör vi inte det. När det plingar i mailen avbryts pågående uppgift för att jaga efter det nya och läsa mailet direkt. När telefonen ringer svarar vi och när det knackar på dörren öppnar vi. Tyvärr.

Problemet med bristande fokus

Vilket tror du att det största problemet med bristande fokus är? Det är du. Det är du som väljer att bli störd, alternativt har misskött dig med uppfostrandet av andra människor vad gäller din egen kommunikation.

Jag har skrivit om fokus tidigare, och därför lägger jag ingen större vikt vid detta nu. Vad jag vill säga är att du slösar bort din energi varje gång du tappar fokus. Det tar tid att komma tillbaka till tappade uppgiften, och varje gång du tar dig an en ny uppgift behövs extra energi för att sätta dig in i denna. Som att kallstarta en bil.

Lösningen – gruppering av arbetsuppgifter

Livet kommer att innehålla en mängd olika arbetsuppgifter, oavsett om du vill det eller ej. Du får spela med de kort du har helt enkelt. Första steget är att få koll på det som ska göras – inboxa allt från huvud, block, servetter, mail och vad det kan vara.

Du som kan din GTD (läs artikel här) vet att nästa steg efter inbox är planering. Det är i detta steg jag vill förtydliga: sortera dina uppgifter efter typ. Genom att gruppera likartade uppgifter minimerar du den mentala energi som krävs.

Gruppering/klustrande i praktiken

I godisexemplet i inledningen pekade jag på hur omställningen av maskinen flera gånger gav mer arbete totalt i slutändan. Målet är att ställa om den så få gånger som möjligt.

I din hjärna innebär det här att du ska göra likartade uppgifter i ett svep. All administration från start till mål, i ett svep. Alla kundsamtal i ett sträck. Allt spikarbete först, allt sågarbete därefter. För mig personligen är det mer relevant att jobba med alla leveranser till en kund i taget. Du kan säkert komma på bra exempel som gäller dig.

Hur åstadkoms då detta?

Det är i planeringsfasen du krattar din egen manege. Det är där du grupperar uppgifterna i relevanta kluster. Själv skapar jag listor beroende på sammanhang. ”I bilen”, ”Administration”, Handla Clas Ohlson”, ”Vecka 32”. Allt för att det ska vara enkelt när jag väl sätter igång.

”I bilen”-listan innehåller i regel telefonnummer som ska ringas, ljudböcker eller poddar som ska lyssnas på eller projekt som ska tänkas igenom. När det väl är dags finns alla instruktioner till mig själv nedtecknade. Det är lätt hänt att glömma bort exakt vad som ska göras annars – och då drar det extra energi att gräva i minnesarkivet.

Ett grafiskt tips

För de av er som tänker grafiskt, låt inboxen vara en whiteboard eller ett ritpapper. Dra samman uppgifter som har saker gemensamt. Bygg mindmaps efter sammanhang.

Det finns en vinst i detta tillvägagångssätt, att det välkomnar en mer öppen struktur. Om du använder listor behöver sammanhangen bestämmas redan från början.

Nyfiken på vem jag är och hur jag kan hjälpa dig? Läs mer om min coaching här