Sluta distrahera dig själv – stäng av notiserna

Sluta distrahera dig själv – stäng av notiserna

I detta tidevarv av stress och utbrändhet är det viktigt att påpeka att en hel del av det är självförvållat. Vi har nämligen försett oss själva med en stor källa till distraktioner och tappad fokus: notiserna i mobil, dator, surfplattor och klockor.

Notiserna är vardagsmat

Det är ett evigt surrande och plingande för de flesta av oss, på ett sätt som inte var fallet för tio år sedan. Ändå var vi stressade som själve fan redan 2008. SMS, Facebook, Insta, Snapchat, Kik, mailen – och så ringer fanskapet ibland också. Numera surrar det på våra handleder också. Ja, jag är lika skyldig som du. 

Ta kontroll och stäng av eländet

Jag såg en dokumentär en gång, där en hjärnforskare hävdade att vi ständigt är i beredskapsläge på grund av de där notiserna och ljuden. Samma läge som soldater som väntar på att gå in i strid. Detta på grund av det eviga plingandet och surrandet. Jag vet inte om det är sant, men jag vet att det är irriterande att bli störd stup i ett. Komma tillbaka från fokus, och vara beredd. För oss som är högkänsliga är det förmodligen extra lätt att bli störda.

För något år gjorde jag slag i saken och stängde av mailnotiserna. Ingen jävel borde förväntas att sitta och vara beredd på mail konstant. Kolla denna källa till glädje och eufori morgon lunch och kväll – det räcker. Det var ändå läskigt att inte ha full kontroll, ifall någon kund skulle bli sur om svaren dröjde mer än en timme. Jag dräpte notiserna från Facebook också, plus Snapchat, Instagram och så avinstallerade jag en del onödigt krafs som Viber.

Vilken blev effekten?

Inledningsvis var det rätt jobbigt att inte veta när de där notiserna kom. Men rätt snart fattade jag det absurda i att alltid behöva se när någon gav en lika på senaste kattbilden, eller kommenterade den där ryska dynamitfilmen. En frid infann sig. I dag är det vardagsmat att inte alltid ha koll på det rätt oviktiga.

Jag har förklarat för andra att de får mer gjort om det stänger av pling och notiser, och några arma själar har jag hunnit frälsa så här långt. De flesta tackar mig för idén med att alltid ha ljudlöst. Varför ska det plinga? Eller durra med vibrationerna?

Kontroll över kommunikation ger ökad produktivitet

Ingen ska kunna avbryta dig i ditt arbete utan ditt eget samtycke. Det är ett ideal vad gäller kommunikation. Att få vara ostörd är en väldigt viktig del i att vara produktiv, och här ingår avstängda notiser. Den som lär sig att du svarar snabbt, kommer att fortsätta störa dig. Den som förstår att din tid är dyrbar kommer istället att undvika att störa dig.

Om du är ostörd kan du fokusera bättre, och får mer gjort. Det är därför du ska vara ostörd. Och det är därför du ska stänga av kommunikationsvägarna in. Dessa öppnas när du själv godkänner det, och på dina villkor. Det ger en trygghet att ha kontroll över sin kommunikation, vilket innefattar radiotystnad från notiser och pling.

Stäng av skiten redan idag. Bjud dig själv på produktiv sinnesfrid. Vill du ha hjälp att ta kontroll och nå harmoni? Läs mer härHär kan du läsa mer om stress.

Klustra uppgifter – kraften i gruppering av todolistan

Klustra uppgifter – kraften i gruppering av todolistan

Det är inte den totala arbetsmängden som är den stora knäckaren som ger stress och utbrändhet. Det är det eviga hattandet och duttandet mellan olika sorters uppgifter som dräper produktiviteten. Därför ska du klustra arbetsuppgifterna.

Färre omställningar=tids- och arbetsvinst

Tänk dig att du har en fabrik som tillverkar godis. Den tillverkar fyrkantiga godisar och den tillverkar runda. En vecka får du en beställning på 100 000 runda och 50 000 fyrkantiga. Dessa delas upp mellan tre olika kunder, som alla ska ha både runda och fyrkantiga.

Hur gör du, kör en kund i taget och ställer om maskinen under ”halvtid” per kund eller kör alla fyrkantiga i ett svep och alla runda i ett svep, för att sedan dela upp på alla tre kunder? Det senare valet innebär färre omställningar av maskinen och därmed en tids- och arbetsvinst. Självklart väljer du denna mer fokuserade metod.

Hjärnmaskinen gillar fokus

Självklart förstår du att jag i exemplet ovan ville symbolisera hjärnan. Hjärnan är en maskin som gillar att göra en sak i taget, och i slutändan drar den mindre energi när den jobbar på detta sätt. Energin räcker längre.

Trots att vi vet att det är smartare att göra en sak i taget, gör vi inte det. När det plingar i mailen avbryts pågående uppgift för att jaga efter det nya och läsa mailet direkt. När telefonen ringer svarar vi och när det knackar på dörren öppnar vi. Tyvärr.

Problemet med bristande fokus

Vilket tror du att det största problemet med bristande fokus är? Det är du. Det är du som väljer att bli störd, alternativt har misskött dig med uppfostrandet av andra människor vad gäller din egen kommunikation.

Jag har skrivit om fokus tidigare, och därför lägger jag ingen större vikt vid detta nu. Vad jag vill säga är att du slösar bort din energi varje gång du tappar fokus. Det tar tid att komma tillbaka till tappade uppgiften, och varje gång du tar dig an en ny uppgift behövs extra energi för att sätta dig in i denna. Som att kallstarta en bil.

Lösningen – gruppering av arbetsuppgifter

Livet kommer att innehålla en mängd olika arbetsuppgifter, oavsett om du vill det eller ej. Du får spela med de kort du har helt enkelt. Första steget är att få koll på det som ska göras – inboxa allt från huvud, block, servetter, mail och vad det kan vara.

Du som kan din GTD (läs artikel här) vet att nästa steg efter inbox är planering. Det är i detta steg jag vill förtydliga: sortera dina uppgifter efter typ. Genom att gruppera likartade uppgifter minimerar du den mentala energi som krävs.

Gruppering/klustrande i praktiken

I godisexemplet i inledningen pekade jag på hur omställningen av maskinen flera gånger gav mer arbete totalt i slutändan. Målet är att ställa om den så få gånger som möjligt.

I din hjärna innebär det här att du ska göra likartade uppgifter i ett svep. All administration från start till mål, i ett svep. Alla kundsamtal i ett sträck. Allt spikarbete först, allt sågarbete därefter. För mig personligen är det mer relevant att jobba med alla leveranser till en kund i taget. Du kan säkert komma på bra exempel som gäller dig.

Hur åstadkoms då detta?

Det är i planeringsfasen du krattar din egen manege. Det är där du grupperar uppgifterna i relevanta kluster. Själv skapar jag listor beroende på sammanhang. ”I bilen”, ”Administration”, Handla Clas Ohlson”, ”Vecka 32”. Allt för att det ska vara enkelt när jag väl sätter igång.

”I bilen”-listan innehåller i regel telefonnummer som ska ringas, ljudböcker eller poddar som ska lyssnas på eller projekt som ska tänkas igenom. När det väl är dags finns alla instruktioner till mig själv nedtecknade. Det är lätt hänt att glömma bort exakt vad som ska göras annars – och då drar det extra energi att gräva i minnesarkivet.

Ett grafiskt tips

För de av er som tänker grafiskt, låt inboxen vara en whiteboard eller ett ritpapper. Dra samman uppgifter som har saker gemensamt. Bygg mindmaps efter sammanhang.

Det finns en vinst i detta tillvägagångssätt, att det välkomnar en mer öppen struktur. Om du använder listor behöver sammanhangen bestämmas redan från början.

Nyfiken på vem jag är och hur jag kan hjälpa dig? Läs mer om min coaching här

Några korta ord om ångest och acceptans

Några korta ord om ångest och acceptans

Det är lätt att drabbas av panik när ångesten slår till. Jag menar då inte panikångest, utan känslan av att du vill få bort ångesten snabbt. 

Obehagligt med ångest

Det är väldigt obehagligt med ångest. När den slår till är det lätt att tänka att den måste bort. Jag måste bort. Det måste bli bra igen, snabbt.
Felet med att falla in i detta, är att det skapas en jämförelse mellan ”det dåliga nu” och ”det bra som var innan”. Jämförelser är grunden till allt lidande. Sluta jämför.

Vad ska då göras istället?

Låt ångesten vara där den är. Sluta önska dig bort från situationen. Sluta jämför och sluta tänk på det där braiga idealtillståndet som du inte har just nu. Släpp bara taget, och gör något annat.

Låt den jobbiga släktingen packa ihop

Tänk inte heller ”haha ångest, du kan inte ta mig” eller ”jag är oberörd” eller någonting annat alls som har med värderingar att göra. Bara låt den hållas, som en irriterande släkting som vägrar åka hem. Om du sluta kämpa emot kommer den där släktingen till slut att packa ihop, och åka.
Konsten att förebygga stress – det är svårare än du tror

Konsten att förebygga stress – det är svårare än du tror

Många är de driftiga personer som faller offer för stress. Inte bara de som kraschar in i väggen av utbrändhet, utan även de som lider av dagliga icke-förgörande doser av livskalitets-tapp. Varför har jag inte hamnat där? Intolerans har räddat mig.

Långvarig stress, vilka konsekvenser har den?

Efter att jag har pratat med flera som drabbats av utbrändhet har jag fått lära mig att stress ger riktiga fysiska skador. Vi pratar alltså biologiska skador, som kanske aldrig läker. Det här är inget som går att vila sig frisk från, eller åka på spa och ”bota”. Den som hamnar i utbrändhet blir på sätt och vis aldrig sig själv igen. Den som vill läsa mer om utbrändhet kan göra det här.

Intolerans för minska och motverka stress?

Ja, vad menar jag med detta? Anledningen till att jag inte blir så påverkad av stressande, är för att jag blir förbannad av att känna mig jäktad. Jag sparkar bakut direkt, och attackerar de eventuella personer som försöker pressa mig. Jag ter mig möjligen föga sympatisk i andras ögon, men mår bättre än om jag låtit mig hunsas.

Ångesten gav mig en sköld

Tack vare ångesten lärde jag mig att hantera jobbiga psykiska påfrestningar, och som en bonus fick jag en sköld mot stressigt liv. Detta var innan livet var speciellt stressigt, och detta blev en fördel för mig. Nu när det är fullt upp, har jag de mentala skyttevärnen på plats. Redan i ett tidigt skede kommer signalerna, och därför är det sällsynt att jag glömmer bort att vila upp mig – men det händer.

Så kan du träna upp dig

Medvetenhet är egentligen den främsta nyckeln i detta. Träna din egen medvetenhet med meditation, men se även till så att personer runt dig säger åt dig om du jobbar för mycket. Du kommer kanske inte att lyssna på dem. Därför behöver du dessutom ha en planering, som du måste följa. Om det blir för mycket ”hinner inte planera” bör du verkligen planera.

Några andra viktiga punkter:

  • Rör på dig – träna både styrka och kondition
  • Ät hälsosam mat och undvik för mycket kaffe, alkohol, framförallt socker och tobak (ja, det där visste du redan)
  • Sov ordentligt – jag siktar på sju timmar per natt, men brukar åtminstone hamna på över sex timmar
  • Reflektera – ju mer du ”kör på”, desto mindre medveten är du om ditt eget liv. Och vad ska du ha livet till om du inte ens är uppmärksam på att det händer?

Prata med såna som du

Jag är den planerande, strukturerade typen. Såna som jag har inte problem med stress lika ofta som de mer spontana personerna. De mer spontana personerna har dessutom en tendens att lyssna mindre på såna som inte är spontana. Fundera över om du känner någon som är ”som du” och som har haft problem med stress. Bjud ut den personen på lunch och fråga om stressigt liv, jobb med mera.

Varningssignaler – se upp med dessa

  • Säger du ”det är mycket nu” ofta? Det gör ofta ostrukturerade personer. Läs mer i denna artikel.
  • Sover du dåligt?
  • Känns ditt liv meningslöst?
  • Känner du att att du inte riktigt vet varför du gör saker?
  • Har du tänkt ”det är bara tillfälligt” de senaste åren?Innerst inne vet du nog om du är i farozonen. Troligen har någon redan varnat dig, mer än en gång. Ta hjälp innan det är för sent.

Om du vill ha hjälp för att vara redo innan det händer, ta gärna kontakt med mig så kan vi avgöra om min hjälp skulle funka för dig. Ta kontakt här. Dela gärna artikeln till någon som du tror att behöver läsa den.

”Det är mycket nu” – en indikator på att du behöver agera

”Det är mycket nu” – en indikator på att du behöver agera

Jag brukar i regel alltid säga ”det är din planering som suger” till personer som säger att ”det är mycket nu”. Den senaste tiden har jag funderat över anledningar till att känna sig överväldigad, och här är vad jag tänker kring detta. Helhetstänket finns med i det jag erbjuder i min coachning, som du kan läsa mer om här.

Första anledningen – din planering suger

Ja, den som agerar utan att planera kommer inte att veta när hen är klar, hur långt det är kvar eller ens exakt vad som ska uppnås. Dessutom behöver det som motsvarar planering – att lösa uppgiften teoretiskt – göras samtidigt som uppgiften ska göras. Det blir en multitasking i varje steg, något som är ineffektivt.

Andra anledningen – du är ofokuserad

Den som låter sig störas kommer att jobba sämre. Återigen är problemet multitasking. Om du har notiser igång eller låter andra personer störa dig kommer du att jobba sämre. Stäng alla dörrar och våga uppfattas som en trist eller otrevlig person. Uppfostra andra personer hur du vill kommunicera. De första två anledningar till känslan av ”det är mycket nu” kan alltså sammanfattas med ineffektivitet.

Tredje anledningen – för många järn i elden

Det kan faktiskt vara så att du med rätta känner att det är mycket nu. I regel handlar det inte om arbetsbörda i sig, utan om att du gör uppgifter som skiljer sig för mycket åt. Om du är fotograf, smed, lärare och går en kurs i snickeri samtidigt kommer du att känna dig överväldigad. Det är för att din hjärna måste hoppa mellan flera olika områden. Fokus är lösningen. Gör inte bara en sak i taget, gör en sorts sak i taget.

Fjärde anledningen – du glömmer att varva ner

En kropp som inte vilar kommer att bli stressad lättare. Dåligt med sömn, för lite dötid, för tråkigt liv, för lite inspiration – du måste fylla på banken med den valuta som passar för dig. En del gillar ensliga promenader under stjärnorna, en del gillar att umgås med goda vänner. Gör det som får dig avslappnad. Det inkluderar omoraliska övningar.

Femte anledningen – du prokrastinerar

Den som skjuter upp saker kommer till slut att få ett berg av ”att göra”, och det som över tid hade varit enkelt åtgärdat kommer att bli arbetsamt att slutföra. Det här är besläktat med dålig planering. Kom ihåg hur man äter en elefant – en bit i taget.

Sjätte anledningen – du rör dig inte och äter dålig mat

Fysisk hälsa är viktig. Den som sitter på arslet hela dagarna mår sämre, punkt. Då menar jag även mentalt. Ta åtminstone en promenad om dagen. Men hårdare fysisk aktivitet är att rekommendera.

Sjunde anledningen – du oroar dig

Den som har fokus på allt som varit jobbigt tidigare i livet och/eller saker som komma skall, kanske kommer, kanske inte kommer, som sker vid en eventuell katastrof, är fel ute. Genom att lösa problem som du kanske aldrig ställs inför, och problem som är för sent att lösa, slösar du med tid och energi. Dessutom skapar du en känsla av vanmakt och apati. Vi som har ångest brottas ofta med detta. Lösningen finns i punkterna ovan. Den som planerar väl, tänker på sin hälsa och varvar ner kommer att oroa sig mindre. Tror ni att jag är kung på allt detta och sköter mig exemplariskt? Nej, knappast. Alla behöver vi ständigt jobba med dessa olika områden. Ibland kommer svackor, men det är bara att fortsätta köra på. En dag eller vecka som vanskötts betyder inte att vi behöver lägga ner helt.

De elementära delarna av produktivitet tas för givna

De elementära delarna av produktivitet tas för givna

Produktivitet måste vara enkelt. Även fast jag anstränger mig för att vara så krångelfri som möjligt, hamnar jag likväl i fällan med avskräckande detaljer. Jag talar ett språk som exkluderar de som verkligen behöver mina kunskaper.

“Preaching for the quire”

När jag pratade med en vän på fredagskvällen insåg jag att mycket tas för givet kring produktiva ideal. Jag glömmer att de som behöver mest hjälp, är de som inte ens vet vad produktivitet är. ”Preaching for the quire” kallas det på engelska. Det är i mångt och mycket vad jag, och andra som skriver om ämnet, sysslar med.

Konsten att nå de oinvigda

De som håller med och tycker att jag gör bra skit, är inte den målgruppen jag borde sikta på. Visst får de säkerligen någon bra tanke av mina bloggposter och videos ibland, men detta är ändå personer som redan vet nyttan med att vara effektiv. De jag borde sikta på är människor som mår dåligt, och som inte ens vet att produktivitet skulle göras deras liv bättre.

Från tanke till papper

Så, ett exempel. Det gäller att få ut saker ur huvudet och ner på papper. Eller in i ett system för att få saker gjorda. En elementär del av produktivitet, ett första steg i GTD-metoden. Så självklart att det glöms bort i själva steget. Men jag kan garantera att den som inte ser detta som självklart, är en person som skulle bli så enormt tacksam om någon lyckades förmedla det till hen.

Detta blir svårt

Mitt fokus framledes bör alltså bli att inte skriva till andra produktivtetsnördar i första hand. Wow, vad svårt. Detta kommer att påverka min bok, som alltjämt arbetas på.