Akta er för komplicerade tjänster för produktivitet

Akta er för komplicerade tjänster för produktivitet

När jag jobbar med produktivitet är det alltid enkelhet som vägleder. Så få detaljer som möjligt. Detta för att verktygen inte ska ta fokusen från det som ska göras.

Mer komplicerat är inte bättre

Trello är ett av de verktyg jag fastnat för. Så enkelt, men ändå så kraftfullt. Jag ser dock flera alternativ som marknadsförs i mitt Facebook-flöde just nu, som försöker locka mig med ”för dig som växt ur Trello” och liknande. Dessa försök lyckas inte, för ingenting vinner över mig genom att vara mer komplicerat.

Enklare=mindre administration

Detaljer och kontroll på detaljer är definitivt inte den rätta vägen att gå när det gäller produktivitet. Snarare ska det vara så enkelt som möjligt. Varför? För att ju enklare verktyget är, desto mindre administration kommer att krävas för att sköta ditt verktyg. Visst kommer ett mer fulländat verktyg att ge en bättre kontroll, men det kommer också att kräva mer tid på hantering av projekt och liknande.

Målet med produktivitet är alltid att få saker gjorda

Vitsen med alla projekthanteringssystem är att få saker gjorda, men de är ofta designade på ett sätt som gör att hanteringen av dem tar för mycket tid från själva arbetet. När du väljer ett system är det alltid mellan kontroll och action du väljer. Mer kontroll, mindre action. Vilket som är bäst, är upp till dig. Var dock medveten om att mer administration inte alltid betyder mer kontroll.

Hinder för din produktivitet, och vad du kan göra för att undanröja dem

Hinder för din produktivitet, och vad du kan göra för att undanröja dem

Produktivitet är i princip att undanröja hinder av olika slag, varken mer eller mindre. Det är en närmast mekanisk rörelse, som kommer att ligga närmare 100 procent verkningsgrad ju fler hinder som undanröjs. Därför listar jag här nedan några av de utmaningar/hinder som försämrar din produktivitet.

Orealistisk uppskattning av arbetsbördan

Oavsett hur produktiv du är, kommer ett projekt att misslyckas om bedömningen av mängden arbete som krävs har underskattats. Under planeringsdelen bör det därför tas i beaktande vilken den uppskattade arbetstiden är, och då ska det inte göras några lyckokalkyler. Utgå från värsta scenariot.

Så gör du för att undvika detta:
Utgå från den tid det brukar ta att göra en uppgift av den här typen, under de bästa av omständigheter. Försök sedan komma på vad som kan gå fel, och hur lång tid det tar att lösa varje problem. Alternativt lägger du på 40-50 procent på den beräknade tiden.

Oklara arbetsuppgifter/bristfällig arbetsbeskrivning

Den som inte vet vad hen ska göra, kommer att jobba därefter. Ju mer förvirring det finns kring en arbetsuppgift, desto mer energi kommer att gå åt till funderingar istället för att självsäkert göra klart uppgifterna. Se det som en vattenslang med hål i. Ju mer förvirring, desto fler hål längs vägen. När förvirringen är total kommer det inget vatten fram till munstycket.

Så gör du för att undvika detta:
Kommunicera klart innan du börjar jobba. Det får inte finnas några oklarheter. Vet du exakt vad som ska göras, vad som ingår i arbetet och när det ska vara klart? Vet du vad som ska göras när du väl är klar, vem som ska ta emot resultatet? Om inte, red ut detta innan du börjar jobba.

Distraktioner och störningsmoment

De flesta distraktioner är självförvållade. Vi har notiser igång i mobilerna (och diverse andra pling påslagna), har öppen dörr så att människor kan komma och störa oss och svarar i telefon om någon ringer. Den som ska göra ett viktigt arbete kan inte tillåta sig att bli störd!

Så gör du för att undvika detta:
Notiser ska stängas av, ja helst ska de enheter som riskerar att störa oss stängas av helt. Dörrar ska låsas. All teknik som piper och låter på andra sätt ska tystas. Ofokus är i sig en distraktion, och det är lätt hänt att vi går in på sociala medier eller nyhetssidor istället för att jobba (detta gäller oss som jobbar med dator och liknande). Stäng därför, om möjligt, av internetförbindelsen helt. De som inte jobbar med dator kanske har andra störningsmoment igång, som till exempel en radio. Av med den. Lås garagedörren, gör vad som krävs. Var inte rädd för att uppfattas som otrevlig! Förklara hur viktigt ditt projekt är.

Bristfälliga metoder och/eller verktyg

Fel verktyg kan vara otroligt ineffektivt. Såga ner en ek med en vanlig fogsvans istället för en motorsåg, och du kommer att hålla med mig. Samma sak gäller metoderna som sådana. Kanske är ditt arbetssätt inte bra, trots att du har använt det så länge.

Så gör du för att undvika detta:
Våga pröva nytt. Ifrågasätt det gamla. Men framförallt: titta på hur andra framgångsrika personer gör. Lär av dem och utveckla nya metoder som får jobbet gjort. Identifiera effektiva verktyg och använd dem. Motstå känslan av att det är ”fusk” eller går för lätt. Du ska få jobbet gjort, punkt. Vissa yrkesgrupper hänger kvar vid det gamla och känner en heder inför sitt hantverk, men den som vill bli effektiv och produktiv måste kunna bryta med det gamla och omfamna det nya.

Bristfällig kunskap

Om du inte vet hur du ska lösa uppgiften hamnar du ungefär i samma problem som med en oklar arbetsbeskrivning. Det finns en stor poäng i att motgångar och okunskap kommer att driva fram nya erfarenheter, men då får du räkna med att inlärningsprocessen sänker din produktionstakt oavsett. Kanske behöver du utbilda dig innan du sätter igång?

Så gör du för att undvika detta:
Det ska inte undvikas. Att inse sin okunskap kring ett ämne innebär ett steg framåt på andra sätt, men det måste accepteras. Planeringen behöver ändras och anpassas till detta.

Bristfällig planering

En god planering innebär att det finns tydligt beskrivna arbetsuppgifter, tydliga deadlines och ett syfte. Det finns helt enkelt inget att tveka på. Naturligtvis tar den som ska göra uppgifterna hänsyn till deadlines och annat, och utför enligt bestämt. Om du känner dig det minsta osäker kring planeringen, och börjar grubbla under produktionen – stoppa arbetet direkt. Du behöver planera först. Om projektet inte är solklart ska du inte börja arbeta.

Så undviks detta:
Avsätt god tid till planeringen. Den ska vara så bra att du kan se framför dig vad som ska göras, steg för steg. Ju mer du planerar, desto mindre tid tar produktionen. Du blir mer självsäker och kan jobba på med fokus. Då går det snabbt. Så fort tankarna kommer in i bilden blir det problem.

Fel fokus

Genom att inte tänka igenom syftet ordentligt kan du lätt hamna i en situation där en hel del saker görs på kort tid, och du kan känna dig produktiv – men du gör fel saker. Falsk produktivitet. Research är en av de farligaste sysslorna, eftersom det verkligen kan upplevas som ren nytta att plöja artiklar eller YouTube-klipp. Samma sak kan vi som bygger system råka ut för. Sorterande och definierande, inställning av appar och annat – det är ingenting annat än prokrastinering – att fly från det som egentligen ska göras.

Så undviks detta:
Hoppa aldrig på någon impuls att göra något annat än det du har planerat att ska göras. Om det uppstår behov av att göra andra saker, notera dessa och fortsätt sedan med det du skulle göra. Framförallt om det nya spontana spåret är något som är kul, då bör du ha tränat din inre alarmklocka att ringa. ”Kul” är ofta en fiende till produktivitet.

Lathet

Ja, bekvämlighet och lathet förtjänar att nämnas. Det är lätt att strunta i en uppgift, eller att skjuta på den, för att den är tråkig. Den som vill få planerade saker gjorda måste stå ut med att alla uppgifter inte är roliga.

Så undviks detta:
Väx upp. Du är inget barn som måste ha roligt hela tiden, eller? Ha ditt syfte i bakhuvudet hela tiden, och tänk på att varje steg är ett steg närmare målet. Om syftet inte lockar till action kan du fundera på om det där projektet verkligen ska bli av.

Fysiska orsaker

Ibland säger kroppen ifrån. Den kanske är trött, har fått för lite mat eller fel sorts mat, du kanske inte har sovit ordentligt och slarvat med hälsan. Då går det sämre att jobba.

Så undviks detta:
Ät nyttigt. Jag rekommenderar LCHF. Sov ordentligt på nätterna. Gör sådant som du blir glad av, som att slappna av med de du tycker om, se på serier och spela spel, lyssna på musik. Just det, vi ska inte pressa på dygnet runt för då tappar vi sugen. Och så behöver kroppen träning. Kombinera kondition och tunga lyft. Även hjärnan ska ha sitt, så meditera dagligen och jobba med ditt mindset. En konstruktiv attityd vinner i längden. Kärlek och närhet är viktigt, så det slutliga tipset är att kramas, kyss din partner och sexa loss lite helt enkelt.

Omgiven av idioter – recension

Sent omsider har jag läst denna populära bok, som kort och gott kan sammanfattas som: en beskrivning av personlighetstyper. I min recension kommer jag inte att referera alltför mycket, utan tycker istället att du ska läsa boken. För den är läsvärd. Klicka här för att komma till författarens sida om boken

Bakgrund

Författaren Thomas Eriksson utgår från DISA-modellen, som bygger på Carl G Jungs typlogier och William Moulton Marstons forskning. Enkelt beskrivet står varje bokstav för en egenskap; Dominans, Inspiration, Stabilitet och Analys. Eller fyra färger: röd, gul, grön och blå. Om du vill veta mer om detaljerna får kolla på författarens hemsida: http://thomaserikson.com/

Delar in i färger

Till en början var jag skeptisk till boken. Den inledde på ett lite styltigt sätt, stelt. Typiskt svenskt i brist på bättre beskrivningar. Jag är van att att läsa amerikansk litteratur om personlig utveckling, och där är det betydligt mer dynamiskt i såväl språk som innehåll. Jag var också skeptisk till att författaren tycktes vilja dela in människor i endast fyra olika typer; den röda dominanta självsäkra, den gula sociala inspirerande, den gröna lugna och konservativa, och den blå analytiska tystlåtna.

Besvarad kritik

”Men Myers Briggs är mycket bättre!” hade jag i bakhuvudet en bra bit över halva boken, tills Thomas Eriksson förklarade att man faktisk kan vara flera färger. Det sa han inte från början. Några få är enfärgade. De flesta är tvåfärgade, och några är trefärgade. Ingen är fyra, inte i detta system. Sedan förstod jag att Myers Briggs tagits fram utifrån samma forskning, och där försvann även den kritiken. Nu började han även bli ledigare i sitt sätt att skriva, och tog roliga exempel om släktingar och arbetskamrater med olika färger.

Igenkänning

Det är en väldigt bra bok. Jag både gnisslade tänder och skrattade vid beskrivning av de olika typerna. Mycket igenkänning av främst gult beteende, som jag alltid har haft väldigt svårt för. I princip går det ut på att socialisera istället för att få saker gjorda, och att påbörja projekt men aldrig avsluta dem. En gladlynt trivselperson som är ”all play but no work”. Även den blå typen störde jag mig på i sin detaljfokus och, precis som den gula, inte lyckas få saker gjorda – snarare analyserar och researchar den här personen sönder, och upphör aldrig att ställa frågor. Den gröna? Ja, konflikträdd och osjälvständig, men däremot omtänksam – se där ytterligare en typ som jag stört mig på genom åren.

Få skiten gjord – mitt folk

Sista typen, röd, har jag alltid gillat. Buffliga ledartyper som inte lindar in budskap brukar komma bra överens med mig. Jag vill få skiten gjord med minimal research, noll sidospår och diskussioner om folks fritidsintressen och utan att behöva tänka på folks känslor. Även om det handlar om mina känslor. Ja, det är väl en hel del rött i min personlighet helt enkelt.

Är jag blå utåt?

En tid innan jag läste den här boken hade jag en diskussion med en person som rekommenderade den. Jag hade då gjort testet och fått resultatet ”mest röd”, vilket han inte tyckte passade. Jag var solklart blå. När jag läste boken var det med viss förundran, då det visade sig vad den blå filuren är för en. Perfektionist, analytisk, extremt detaljfokuserad, logisk, korrekt och överhuvudtaget väldigt fyrkantig. Den typiska ekonomen eller programmeraren tänkte jag. Kanske ger jag ett sånt intryck? Jag är introvert och ganska mycket stenansikte, så det kan jag förstå. Men jösses vad jag inte är blå. Avskyr detaljer, blir hellre klar med silvertejpad lösning än att det ska vara korrekt, otålig så att jag snudd på lyfter undan folk framför i rulltrappan, och så är jag känslostyrd. Jag är logisk också, men den delen kommer i andra hand, efter att känslan fått bestämma.

Rödgrön eller grönröd, och är det gult med?

Jag skulle tro att min personlighet är först och främst röd och grön (oklart vilken fördelning), där jag kombineras av de motsägelsefulla krafterna otålighet, dominans, rak kommunikation, och människokännedom, känslor och en förmåga att bygga upp aggression inombords. Men hur kommer min fantasifulla kreativa sida in? Gult? INFJ heter typen jag oftast blir i Myers Briggs system, och till syvende och sist är det systemet mer ingående, om än mycket krångligare, detaljerat och ointressant att sätta sig in i, än det här med färger.

Läs och förstå din omgivning

Nå, läs boken. Du kommer att förstå din omgivning bättre. Det är den stora behållningen med denna korta bok (ca 300 sidor i pocketutgåvan). Jag funderar nu på att läsa även Omgiven av psykopater, av samma författare.

Produktivitet är mer än smarta tips

Produktivitet är mer än smarta tips

Min bok om produktivitet växer och ändras, och den är nog faktiskt längre ifrån att bli klar än den var innan jag påbörjade den. Ja, det låter kanske märkligt, men sådan är insikternas väg. Än en gång behöver jag börja om, med ett nytt spår.

Mindset

Den insikt som har kommit till mig på senare tid är att produktivitet inte handlar så mycket om rätt metoder och verktyg, eller hur många ”10 tips på saker miljonärer gör före frukost”-artiklar du har läst. Ja, det sista hade jag väl inte trott för fem år sedan heller, men jag har onekligen varit väldigt fokuserad på verktyg, och senare på metod. Nu är det något annat… mindset.

Osexigt

Sanningen om produktivitet är att det är ett jävligt osexigt ämne. Tråkigt. Torrt. Ännu tråkigare är det att diskutera produktivitet, och jag ska erkänna att effektivitet inte sällan står i opposition mot att ha roligt och njuta av livet. Men när det du ska göra väl är klart, ja då ska du få njuta. Det är ju därför vi ska vara produktiva.

Identitet

Produktivitet är, och detta är vad jag kommit att fokusera på, att vara en produktiv person. Banalt? Ja. Men inte desto mindre kraftfullt. Tänk efter igen. Produktivitet handlar inte om vilka verktyg eller metoder du använder. Produktivitet handlar om den person du ÄR. Det är vem du är som person, din identitet.

Skulptera

Att bli mer produktiv handlar således om att transformeras som människa. Att bli en annan. Att förvandlas från larv till puppa till fjäril. Att bygga sitt mindset. Det tar fenomenalt mycket tid, och handlar inte bara om att träna, träna, träna. Nej, vi behöver skulptera fram oss själva på flera plan, och inte minst känslomässigt och närmast spirituellt (nej, jag har inte fastnat för new age).

Så hur bygger man ett mindset för produktivitet? Det är vad min bok kommer att handla om.

Nytt projekt – Maskulint.se

Nytt projekt – Maskulint.se

Som jag skrivit om tidigare har mitt liv kommit att bli varierat och välfyllt med skapandekraft. I dag har jag den stora äran att avtäcka ett projekt som jag och min vän Robert har jobbat med sedan nästan ett år tillbaka. Låt mig få presentera Maskulint.se

Maskulint.se är en portal av och för män, med fokus på personlig utveckling. Vi vill bidra till att hjälpa andra likasinnade att hitta bra principer och bra material för att kunna bli bättre män.

En skillnad jämfört med vissa andra initiativ för personlig utveckling är att vi själva inte anser oss vara några experter – bara ett par snubbar som vill stärka vår självkänsla, vårt mentala och fysiska hälsa och finna metoder som gör livet enklare och mer njutbart.

Det som förenar mig och Robert är att vi tidigare haft en negativ syn på män och manlighet generellt (tidigare). Jag personligen trodde under flera år att manlighet handlade om att bete sig som ett svin, odla fet ölmage och skrika på sportevenemang vid sidan av det brinnande intresset för motorer. Den rollen stämde inte för mig.

I dag vet jag att maskulinitet handlar om självsäkerhet, ett konstruktivt synsätt och agerande, och en vilja att utvecklas fysiskt och mentalt till en stark individ som inspirerar och stärker andra, samt mår bättre.

Jag och Ernst Robert Almgren driver Maskulint. David Eldenstierna är art-director och föreläsare, och har hjälpt oss med att skapa ett design-program för maskulint.se. I framtiden finns det en möjlighet att han kommer att bidra med en del texter och artiklar till sidan.”

I framtiden kommer vi att öppna upp fler avdelningar för Maskulint, bland annat en sluten grupp för medlemmar. I dagsläget har vi vår webbplats som nav och så har vi även en Facebook-sida som du kan hitta här.

Gå gärna in och läs de artiklar som finns på sidan i dag. Fler kommer fortlöpande, och planen är två artiklar i veckan till att börja med. Vi tar gärna emot konstruktiv kritik. Däremot förbehåller vi oss rätten att ignorera destruktiv kritik.

Är du intresserad av att bidra som skribent eller gästskribent? Hör av dig på FB-sidan eller maila på kontakt@maskulint.se och berätta gärna vad du kan tänkas bidra med samt skicka gärna med arbetsprov. I dagsläget kan vi tyvärr inte betala våra skribenter, men det finns en sådan plan för framtiden.

Jakten på det optimala systemet – över

Jakten på det optimala systemet – över

Jag skrev tidigare om mina svårigheter med att hitta det perfekta todo-systemet. Jag hade problem med att både Trello och Todoist användes, och jag gick över till ett simpelt textdokument. Sedan har tiden gått, och jag har utsett en vinnare…

Jag insåg det rätt snabbt, att det inte handlar om appen – utan arbetssättet. Varför hoppade jag mellan sjuttioelva boards i Trello istället för att fokusera? Det kom inget svar. Men Trello vann på knockout.

Todoist är nu nedlagt sedan några månader, och det där textdokumentet har jag inte öppnat på lika lång tid. Lösningen är att skapa kopior eller (hellre) flytta kort från olika board till mitt huvudboard som kallas Todo och Mål. I det dokumentet lägger jag, utöver todo-grejer, även in mina mål för året och även kommande 20 år (nej, jag listar inte precis varje år).

Trello vinner. Enklast möjliga lösning, som samtidigt kräver mest av mig som användare. Precis som det ska vara. Piskan som viner över den som vägrar följa systemet – så ska det vara.

En liten rättelse: Det är inte Trello som är det optimala todo-systemet. Det är din oresonliga vilja att få saker gjorda på enklast och brutalast möjliga sätt som är det optimala todo-systemet.