Produktivitet är i princip att undanröja hinder av olika slag, varken mer eller mindre. Det är en närmast mekanisk rörelse, som kommer att ligga närmare 100 procent verkningsgrad ju fler hinder som undanröjs. Därför listar jag här nedan några av de utmaningar/hinder som försämrar din produktivitet.
Orealistisk uppskattning av arbetsbördan
Oavsett hur produktiv du är, kommer ett projekt att misslyckas om bedömningen av mängden arbete som krävs har underskattats. Under planeringsdelen bör det därför tas i beaktande vilken den uppskattade arbetstiden är, och då ska det inte göras några lyckokalkyler. Utgå från värsta scenariot.
Så gör du för att undvika detta:
Utgå från den tid det brukar ta att göra en uppgift av den här typen, under de bästa av omständigheter. Försök sedan komma på vad som kan gå fel, och hur lång tid det tar att lösa varje problem. Alternativt lägger du på 40-50 procent på den beräknade tiden.
Oklara arbetsuppgifter/bristfällig arbetsbeskrivning
Den som inte vet vad hen ska göra, kommer att jobba därefter. Ju mer förvirring det finns kring en arbetsuppgift, desto mer energi kommer att gå åt till funderingar istället för att självsäkert göra klart uppgifterna. Se det som en vattenslang med hål i. Ju mer förvirring, desto fler hål längs vägen. När förvirringen är total kommer det inget vatten fram till munstycket.
Så gör du för att undvika detta:
Kommunicera klart innan du börjar jobba. Det får inte finnas några oklarheter. Vet du exakt vad som ska göras, vad som ingår i arbetet och när det ska vara klart? Vet du vad som ska göras när du väl är klar, vem som ska ta emot resultatet? Om inte, red ut detta innan du börjar jobba.
Distraktioner och störningsmoment
De flesta distraktioner är självförvållade. Vi har notiser igång i mobilerna (och diverse andra pling påslagna), har öppen dörr så att människor kan komma och störa oss och svarar i telefon om någon ringer. Den som ska göra ett viktigt arbete kan inte tillåta sig att bli störd!
Så gör du för att undvika detta:
Notiser ska stängas av, ja helst ska de enheter som riskerar att störa oss stängas av helt. Dörrar ska låsas. All teknik som piper och låter på andra sätt ska tystas. Ofokus är i sig en distraktion, och det är lätt hänt att vi går in på sociala medier eller nyhetssidor istället för att jobba (detta gäller oss som jobbar med dator och liknande). Stäng därför, om möjligt, av internetförbindelsen helt. De som inte jobbar med dator kanske har andra störningsmoment igång, som till exempel en radio. Av med den. Lås garagedörren, gör vad som krävs. Var inte rädd för att uppfattas som otrevlig! Förklara hur viktigt ditt projekt är.
Bristfälliga metoder och/eller verktyg
Fel verktyg kan vara otroligt ineffektivt. Såga ner en ek med en vanlig fogsvans istället för en motorsåg, och du kommer att hålla med mig. Samma sak gäller metoderna som sådana. Kanske är ditt arbetssätt inte bra, trots att du har använt det så länge.
Så gör du för att undvika detta:
Våga pröva nytt. Ifrågasätt det gamla. Men framförallt: titta på hur andra framgångsrika personer gör. Lär av dem och utveckla nya metoder som får jobbet gjort. Identifiera effektiva verktyg och använd dem. Motstå känslan av att det är ”fusk” eller går för lätt. Du ska få jobbet gjort, punkt. Vissa yrkesgrupper hänger kvar vid det gamla och känner en heder inför sitt hantverk, men den som vill bli effektiv och produktiv måste kunna bryta med det gamla och omfamna det nya.
Bristfällig kunskap
Om du inte vet hur du ska lösa uppgiften hamnar du ungefär i samma problem som med en oklar arbetsbeskrivning. Det finns en stor poäng i att motgångar och okunskap kommer att driva fram nya erfarenheter, men då får du räkna med att inlärningsprocessen sänker din produktionstakt oavsett. Kanske behöver du utbilda dig innan du sätter igång?
Så gör du för att undvika detta:
Det ska inte undvikas. Att inse sin okunskap kring ett ämne innebär ett steg framåt på andra sätt, men det måste accepteras. Planeringen behöver ändras och anpassas till detta.
Bristfällig planering
En god planering innebär att det finns tydligt beskrivna arbetsuppgifter, tydliga deadlines och ett syfte. Det finns helt enkelt inget att tveka på. Naturligtvis tar den som ska göra uppgifterna hänsyn till deadlines och annat, och utför enligt bestämt. Om du känner dig det minsta osäker kring planeringen, och börjar grubbla under produktionen – stoppa arbetet direkt. Du behöver planera först. Om projektet inte är solklart ska du inte börja arbeta.
Så undviks detta:
Avsätt god tid till planeringen. Den ska vara så bra att du kan se framför dig vad som ska göras, steg för steg. Ju mer du planerar, desto mindre tid tar produktionen. Du blir mer självsäker och kan jobba på med fokus. Då går det snabbt. Så fort tankarna kommer in i bilden blir det problem.
Fel fokus
Genom att inte tänka igenom syftet ordentligt kan du lätt hamna i en situation där en hel del saker görs på kort tid, och du kan känna dig produktiv – men du gör fel saker. Falsk produktivitet. Research är en av de farligaste sysslorna, eftersom det verkligen kan upplevas som ren nytta att plöja artiklar eller YouTube-klipp. Samma sak kan vi som bygger system råka ut för. Sorterande och definierande, inställning av appar och annat – det är ingenting annat än prokrastinering – att fly från det som egentligen ska göras.
Så undviks detta:
Hoppa aldrig på någon impuls att göra något annat än det du har planerat att ska göras. Om det uppstår behov av att göra andra saker, notera dessa och fortsätt sedan med det du skulle göra. Framförallt om det nya spontana spåret är något som är kul, då bör du ha tränat din inre alarmklocka att ringa. ”Kul” är ofta en fiende till produktivitet.
Lathet
Ja, bekvämlighet och lathet förtjänar att nämnas. Det är lätt att strunta i en uppgift, eller att skjuta på den, för att den är tråkig. Den som vill få planerade saker gjorda måste stå ut med att alla uppgifter inte är roliga.
Så undviks detta:
Väx upp. Du är inget barn som måste ha roligt hela tiden, eller? Ha ditt syfte i bakhuvudet hela tiden, och tänk på att varje steg är ett steg närmare målet. Om syftet inte lockar till action kan du fundera på om det där projektet verkligen ska bli av.
Fysiska orsaker
Ibland säger kroppen ifrån. Den kanske är trött, har fått för lite mat eller fel sorts mat, du kanske inte har sovit ordentligt och slarvat med hälsan. Då går det sämre att jobba.
Så undviks detta:
Ät nyttigt. Jag rekommenderar LCHF. Sov ordentligt på nätterna. Gör sådant som du blir glad av, som att slappna av med de du tycker om, se på serier och spela spel, lyssna på musik. Just det, vi ska inte pressa på dygnet runt för då tappar vi sugen. Och så behöver kroppen träning. Kombinera kondition och tunga lyft. Även hjärnan ska ha sitt, så meditera dagligen och jobba med ditt mindset. En konstruktiv attityd vinner i längden. Kärlek och närhet är viktigt, så det slutliga tipset är att kramas, kyss din partner och sexa loss lite helt enkelt.