Prioriteringar handlar om att göra det viktigaste först. Men vad som glöms bort är att allt som står på listan kanske inte borde ha en plats där. Släng skiten redan i förväg.

Att prioritera är en del av GTD-metoden

Efter att du har skottat hjärnan tom på saker som ska göras, kommer steget där du ska planera in saker och ting. I detta steg kommer chansen att spara in mycket på framtida jobb, genom att vara oresonlig och nitisk kring vad du släpper vidare. Ställ dig frågan ”vad händer om detta inte görs?”. Om du inte får halvpanik vid tanken, är det förmodligen något du kan skippa.

Vad kan man strunta i?

Om det är till nytta för ett viktigt slutmål, ska det göras så klart. Din uppgift är att leta efter nyckeluppgifter som, genom att slutföras, gör alla andra steg i kedjan onödiga eller avklarade. Detta har jag tagit från boken The One Thing, som jag rekommenderar er att läsa. Själv struntar jag i allt som det inte finns någon personlig vinning i för mig.

Det där låter ju egoistiskt, men faktum är att jag i min personliga vinning räknar in hjälpsamma saker till viktiga personer. En närstående som ber om hjälp har alltid hög prio. Men för att besvara frågan: du kan skita i allt som levereras med ändelsen ”i mån av tid” eller ”när du får tid över”. Du kan strunta i detta med gott samvete.

Hur har du använt detta rent konkret?

Eftersom jag har jobbat en hel del med filmproduktioner, har jag också hunnit reta upp mig rejält över ineffektiva saker som ljussättning, sortering av filmmaterial och själva klippningsarbetet. Därför har jag utvecklat en GTD-influerad metod, som går ut på att få minimalt med filmmaterial att arbeta med. Jag lägger tyngden på planering i detta fall.

Vad som händer är att det filmas väldigt lite ”bra att ha”-material, och därför är filmteamet klara betydligt snabbare. För mig som sitter och sorterar/förredigerar materialet är det mindre att hantera och går snabbare. Kunden får se resultat snabbare, och det är dessutom helt i enlighet med den planering som hen redan godkänt.

Hur du enkelt kan sköta din prioritering bättre

Börja med att alltid ställa frågan ”vad är målet med denna uppgift?” när du ska planera in den. Om du inte vet, lägg den åt sidan på en ”kolla upp”-lista eller liknande. Om det är en uppgift som inte involverar fler personer än du, släng skiten. Det där med att träna in frågor som ovanstående, och även utmärkta ”varför gör jag det här?”, är en väldigt bra övning. Den skapar medvetenhet och gör dig kräsen inför dina uppgifter.

För de uppgifter som rör andra personer, se till att ha tydliga direktiv om varför du ska ”kolla upp” någon annans idé eller liknande. Ofta handlar det om att den andra personen är osäker, känner att konkurrenter kanske vet något som hen inte vet eller liknande. Men utan klara besked från vederbörande kan det inte förväntas action från dig.