Hur jag använder Trello

Trello, detta fantastiska verktyg, som jag redan skrivit om en gång.

Nu vill jag bygga vidare och ge några tips som inte rör Trellos egna funktioner, utan mer handlar om hur jag själv uppnår ett effektivt arbetsflöde. Jag vill gärna dela med mig av detta, så här kommer det.

Så här är mina listor indelade på mitt eget personliga board (vänster till höger):
Prio – denna lista används för det jag fokuserar på just nu.
I dag – här läggs de arbetsuppgifter (hellre för få än för många), som jag planerar att avverka under dagen.
Veckan – här läggs de kort som rör veckans arbetsuppgifter. Oftast flyttas korten hit på söndag eller måndag, och fylls eventuellt på utifrån det som trillar in i mail med mera.
Väntar på – här läggs alla arbetsuppgifter som är gjorda, där väntan pågår på att en kund/samarbetspartner eller någon annan part ska ge respons. Det kan gälla offerter, förfrågningar med mera. I dessa kort förs en logg i kommentarsfältet, typ ”Mailade 1/6 och frågade om de hunnit kika på offerten”.
Inbox – här hamnar allt som kommer in, utan att värderas. Jag sätter mig regelbundet och går igenom dessa kort, som är ”tömma huvudet”-typen av uppgifter (jag tömmer huvudet regelbundet också). Allt för att slippa ha en massa att hålla reda på i skallen. För att ytterligare förenkla har jag skapat en speciell mailadress till denna lista (Trello har denna funktion som standard), vilket innebär att jag kan vidarebefordra mail till listan, när en kund ber om något till exempel. Vid utskick av offerter till kund skriver jag ofta med denna adress som hemlig kopia. Det gör att uppföljning av offerter inte glöms bort. Som en bonus följer offerten med som bilaga i kortet, och jag slipper gräva djupt i Dropboxen för att hitta den rätta versionen.
Klart vecka x – jag gör en lista per vecka (x motsvarar veckonummer) och arkiverar i slutet av veckan. Alla listor blir kvar som sökbara, men jag slipper massor med kort på en och samma lista.
Kom ihåg – den här listan borde egentligen inte finnas, men det är oundvikligt att vissa gamla idéer hänger kvar till det rätta tillfället (när listan arkiveras tre år senare).

Den här metoden att dela in listor fungerar bra för mig, och om något glöms bort eller blir ogjort, är det bara för att det inte har lagts in i systemet. Inboxen ska nyttjas för precis allt som dyker upp av typen ”Just ja, skulle ju…” och ”Kan du kolla om…” (delerat av någon annan).

Ska inte försöka ta cred för att ha uppfunnit detta själv. Lite klassisk GTD är det, och när jag visade det för en vän sade han att jag jobbar agilt. Ursprungligen körde jag den vanliga todo/doing/done-uppdelningen, men blev inspirerad av den här artikeln.

Jag har produktivitetstips även när det gäller Evernote. Kan dela med mig, om intresse finns.